Cele mai bune practici de achiziții sunt strategii care pot fi urmate atunci când se iau decizii de cumpărare ale companiei. Aceste practici pot include construirea de relații cu furnizorii, abordări bazate pe echipă pentru achiziții și utilizarea adecvată a tehnologiei sau achizițiilor electronice. Implementarea celor mai bune practici de achiziție poate îmbunătăți semnificativ eficacitatea deciziilor de cumpărare.
Una dintre cele mai importante bune practici de achiziție poate fi îmbunătățirea relației dintre cumpărători și furnizori. Alegerea unui furnizor bazat exclusiv pe prețuri competitive este adesea privită ca miop și poate fi ineficientă. O practică alternativă de achiziție este utilizarea furnizorilor care oferă produse fiabile la prețuri corecte.
Construirea unei relații pe termen lung cu un furnizor de încredere poate avea ca rezultat un serviciu mai bun pentru clienți și se poate dovedi a fi mai rentabil în timp. Schimbarea constantă a furnizorilor în căutarea celui mai mic preț poate fi dăunătoare unei afaceri din mai multe motive. Schimbarea regulată a furnizorilor poate avea ca rezultat un serviciu mai puțin fiabil, care poate ajunge să coste mai mult dacă termenele limită sunt îndeplinite sau clienții sunt nemulțumiți. De asemenea, este posibil ca unii vânzători cu prețuri mai mici să nu rămână în afaceri atât de mult timp, așa că riscul de a fi nevoiți să schimbi din nou furnizorul este mare. Construirea unei relații cu un furnizor stabil poate ajuta la construirea unui aranjament de afaceri respectuos, iar furnizorul poate avea mai multe șanse să aprecieze afacerea constantă și să facă concesii atunci când este necesar.
O altă bună practică în materie de achiziții este de a face un întreg departament responsabil într-un fel pentru achiziții. Efectuarea practicilor de achiziții într-un efort de echipă poate crește moralul companiei și poate îmbunătăți abordările strategice ale achizițiilor. Unele practici includ desemnarea unui reprezentant din fiecare departament care să facă parte dintr-un comitet de achiziții care se consultă în mod regulat cu departamentul de achiziții.
Una dintre cele mai larg discutate bune practici de achiziții este utilizarea achizițiilor electronice. E-procurementul este o metodă electronică de achiziție de bunuri și servicii. Companiile care achiziționează software de achiziții electronice pot primi plăți online pentru produse și servicii.
Achiziția electronică este considerată cea mai bună practică, deoarece poate reduce cheltuielile generale prin eliminarea costurilor agentului de cumpărare. Acest software permite, de asemenea, ca clienții să fie contactați mai ușor online și ajută la reducerea costurilor asociate cu corespondența în masă. Achiziționarea online oferă, de asemenea, o expunere mai mare unei companii și o face mai accesibilă pentru o bază de clientelă mai mare. Software-ul de achiziții electronice poate ajuta, de asemenea, la organizarea facturării, a declarațiilor de profit și pierdere și a altor înregistrări financiare. Numai această funcție poate economisi costurile suplimentare ale unui contabil obișnuit. Achiziționarea de software de achiziții electronice poate fi cea mai eficientă metodă de reducere a costurilor, îmbunătățind în același timp eficiența și comunicarea afacerii.