Un sistem informatic de management al personalului este un set de proceduri și tehnologie aplicată pe care lucrătorii din resursele umane le folosesc pentru a urmări și organiza datele despre angajații dintr-o afacere sau organizație. Aceste informații pot include registre de salarizare, documente fiscale și înregistrări ale beneficiilor atribuite, cum ar fi asigurarea de sănătate. Alte informații despre angajați sunt adesea păstrate într-un sistem de acest tip pentru evaluări periodice ale performanței. Aceste înregistrări sunt de obicei CV-uri și copii ale certificărilor relevante din industrie. Acest domeniu al managementului resurselor umane presupune atât utilizarea unui program software de calculator, cât și a practicilor de rutină pentru introducerea și actualizarea datelor relevante.
Afacerile cu un număr mare de angajați au adesea nevoie de un departament separat de resurse umane (HR) pentru a păstra înregistrări exacte ale tuturor acestor informații. Lucrul cu un sistem informatic de management al personalului necesită atât o bună înțelegere a tehnologiei, cât și o capacitate de a prelua rapid datele necesare. Un pachet software conceput pentru aceste sarcini de resurse umane constă, de obicei, din baze de date conectate care conțin diferite seturi de informații. O bază de date poate conține înregistrări ale salariilor emise legate de o altă bază de date cu informații despre impozitele reținute, de exemplu. Personalul HR este responsabil pentru menținerea acestor informații privind forța de muncă la zi și exacte.
Pe lângă menținerea regulată a datelor într-un sistem informațional de management al personalului, personalul HR trebuie să efectueze, de asemenea, interogări specifice care preia anumite informații. În funcție de tipul de sistem instalat, aceștia pot interoga aceste informații cu comenzi precum cele din limbajul de interogare structurat (SQL) sau un limbaj similar de programare a bazei de date. Alte tipuri de software de management al resurselor umane au interfețe grafice cu utilizatorul cu caracteristici pentru crearea și stocarea formularelor, tabelelor, diagramelor și rapoartelor. Când un manager de personal dorește să păstreze copii scanate ale CV-urilor angajaților și ale documentelor similare, sistemul de informații include adesea capacitatea de recunoaștere optică a caracterelor (OCR) pentru a crea copii electronice care pot fi căutate.
Un sistem informatic de management al personalului are, de asemenea, un rol important în practicile de angajare și concediere ale unei companii. Multe companii folosesc caracteristicile OCR ale acestui tip de program pentru a scana CV-urile pentru cuvinte cheie desemnate. Solicitanții ale căror CV-uri au potriviri de cuvinte cheie au adesea șanse mai mari de a primi o invitație la interviu. Unele companii folosesc această tehnologie pentru a urmări și înregistra orice certificare nouă pe care angajații le completează, în special cele care sunt considerate formare plătită. Lucrătorii care pot necesita măsuri disciplinare sau consiliere au, de asemenea, frecvent înregistrări ale acestor informații păstrate în dosarele electronice ale personalului din departamentul de resurse umane.