O înregistrare a stocurilor conține informații despre tipul și cantitatea de stoc pe care o deține o entitate. Aceasta include inventarul disponibil, inventarul care este în comandă și inventarul care este în așteptare pentru lucrări în curs. Este, de asemenea, cunoscut ca un record de stoc.
O înregistrare tipică a inventarului poate fi găsită într-un fișier manual sau pe computer. Complexitatea sa depinde de mărimea companiei, de varietatea produselor procesate și de volumul producției. Multe conturi de inventar vor avea o descriere a fiecărei piese și informații despre locația sa, cantitatea și numărul de identificare.
O înregistrare generală a inventarului conține date despre toate articolele din stoc. Nu include alte condiții. Aceasta este de obicei baza de la care pot fi făcute alte tipuri de conturi de inventar.
O evidență de inventar poate contabiliza și articolele din stoc care vor fi puse în producție în curând. Acest lucru ajută la a oferi unei companii o idee cu privire la momentul în care să comande din nou, pe lângă urmărirea fluxului regulat de materiale. De asemenea, ajută o organizație să determine ce procent din stoc este utilizat la un moment dat și dacă există prea mult inventar inactiv. Acest lucru poate face mai ușor să se determine cât de mult stoc să păstreze la îndemână și, astfel, să reducă costul de menținere a stocurilor în exces.
O altă parte comună a evidenței inventarului este o listă cu articolele care sunt în comandă. Această înregistrare poate ajuta, de asemenea, o companie să mențină un stoc adecvat, dezvăluind dacă există sau nu suficient stoc la îndemână pentru a menține producția să funcționeze fără probleme. Poate fi o modalitate eficientă de a determina dacă se comandă sau nu suficient stoc, pe lângă stabilirea unui calendar pentru livrările anticipate.
Un cont de inventar va urmări, de asemenea, modificările din inventar. Aceasta include cantitatea de stoc disponibil, articolele primite și articolele ieșite. Fiecare articol este urmărit și, în funcție de sistem, articolele pot fi organizate după tip.
Există mai multe utilizări pentru o înregistrare a inventarului, de la furnizarea de informații despre finanțele zilnice până la pregătirea impozitelor anuale. Poate fi folosit pentru a planifica strategia, a îmbunătăți rentabilitatea operațiunilor și pentru a urmări volumul producției. Înțelegând unde este ținută fiecare piesă, este posibilă îmbunătățirea eficienței operațiunilor prin rearanjarea și menținerea stocului în locația care este cea mai benefică pentru producție. Un cont de inventar poate ajuta, de asemenea, o companie să se asigure că inventarul nu este irosit, furat, deteriorat sau făcut în alt mod neprofitabil.