Păstrarea în ordine a documentelor vă poate ajuta să găsiți documentele atunci când aveți nevoie de ele, fără a fi nevoie să căutați peste tot. Este posibil ca unii oameni să nu-și ia timp să organizeze fișierele, deoarece nu sunt siguri de unde să înceapă, dar este important să păstrați totul în ordine și neaglomerat. În timp ce ați organizat fișiere poate părea puțin probabil, mai ales dacă vă uitați în prezent la un dulap de fișiere debordant, este foarte fezabil.
Există aceia care ar putea să nu fie siguri cât timp ar trebui să-și păstreze actele. Atâta timp cât documentele dumneavoastră sunt esențiale din punct de vedere fiscal, este important să le păstrați din ianuarie până când impozitele sunt terminate în anul următor. După finalizarea taxelor, contabilul vă poate sfătui cât mai mult timp trebuie să păstrați documentele. Documentele privind impozitele, dosarele medicale, conturile de pensii și de economii și evidențele privind locuința trebuie păstrate permanent. Hârtiile care sunt relevante pentru articolele dvs. scumpe, cum ar fi bijuterii, mașini și antichități, ar trebui, de asemenea, păstrate permanent. Extrasele cardului de credit pe care poate doriți să le păstrați timp de șapte ani și facturile de utilități pe care le puteți păstra de obicei aproximativ un an.
Când vrei să organizezi fișiere, poți economisi mult timp și spațiu dacă scapi de ceea ce nu ai nevoie. Asezati fiecare hartie pe o gramada cu alte hartii corespunzatoare si orice nu doriti puneti pe o alta gramada pentru a marunti. După ce reduceți dimensiunea, știți exact de cât spațiu aveți nevoie pentru fișierele dvs.
Folderele Manila sunt utile atunci când vine timpul să organizați fișierele. Scrieți pe filă ce conține fiecare folder și puneți dosarele în ordine alfabetică. Arhivați lucrările conținute în fiecare dosar în ordinea datei, de exemplu, puneți hârtiile mai vechi în spate și pe cele mai noi în față. Nu numai că este mai ușor pentru a găsi ceea ce aveți nevoie, dar și pentru când trebuie să curățați folderele.
Fișierele de hârtie nu sunt singurele fișiere care pot deveni neorganizate; fișierele digitale pot, de asemenea. Pentru a ști ce trebuie să organizați, parcurgeți fiecare zonă a computerului și curățați fișierele de care nu mai aveți nevoie, fie că sunt imagini sau documente. Dacă tot doriți fișierele, luați în considerare transferul lor pe o cheie de memorie USB sau pe un CD gol.
Pentru a organiza fișierele, ar trebui să desemnați un loc specific pentru fiecare dintre ele. Așa cum ați proceda pentru fișierele de hârtie, creați foldere individuale pe computer în funcție de categorii specifice. De exemplu, grupați-vă proiectele de lucru într-un dosar și fotografiile dintr-o anumită vacanță de familie în altul și etichetați-le în consecință. Indiferent dacă aveți nevoie de ele sau decideți că doriți să le ștergeți în viitor, știți exact unde să le găsiți. Pentru a vă asigura că totul rămâne organizat, nu uitați să etichetați corect fiecare fișier digital pe care îl salvați și să îl puneți în folderul corespunzător.
A avea fișiere nesistematice te poate duce să fii slăbit și frustrat, dar dacă le organizezi o dată, s-ar putea să nu mai fii nevoit să le faci din nou. Menținerea lor organizată în mod continuu vă va împiedica să vă petreceți din nou timp prin procesul de organizare inițial. Alocarea timpului pentru a organiza fișierele vă poate ajuta să găsiți ceea ce aveți nevoie atunci când aveți nevoie de el, fără un proces de căutare exhaustiv. În plus, organizarea fișierelor într-un singur loc le va împiedica să devină dezordine care se revarsă în restul casei tale.