Analiza decalajului de formare este o măsurare a nivelului de competențe deținut de angajați la un moment dat în raport cu nivelul optim de competențe de care au nevoie pentru o productivitate optimă. Motivul evaluării unui decalaj de formare este acela de a ajuta organizațiile să descopere inconsecvențele în ceea ce privește rezultatele angajaților pe care le au în prezent. Obținerea unei idei despre ce tip de abilități au angajații lor va ajuta aceste organizații să știe cum să abordeze problema formării continue a lucrătorilor.
Orice companie cu angajați care nu au cel mai înalt nivel de abilități pentru a-și îndeplini sarcinile cerute se va afla într-un dezavantaj. Acest aspect este de mare importanță pe o piață competitivă în care fiecare companie încearcă să o depășească pe cealaltă în fiecare domeniu, inclusiv în productivitate. Metodele de inițiere și desfășurare a unei analize a deficitului de formare variază între organizații. Companiile mai mici, cu doar câțiva angajați, pot efectua o evaluare a deficitului de formare prin simpla observare a angajaților lor. De exemplu, proprietarul sau managerul unui mic magazin alimentar cu doar trei angajați își poate monitoriza cu ușurință angajații pentru a afla dacă aceștia au performanțe optime.
O astfel de sarcină va fi mai grea pentru conducerea unui mare magazin de vânzare cu amănuntul cu peste 50 de angajați doar într-o singură filială. Analiza decalajului de instruire pentru angajații dintr-o organizație atât de mare se poate face prin utilizarea de chestionare sau sondaje. Angajaților li se poate cere să răspundă la întrebări și apoi pot fi evaluați individual pe baza analizei răspunsurilor lor. Aceștia pot fi evaluați pe o scară de la unu la 10 pe baza sondajului.
În general, organizațiile au libertatea de a decide la ce oră să inițieze o analiză a decalajului de formare. Acest lucru se poate face atunci când există o întârziere în producție sau dacă calitățile produselor sau serviciilor scad sub nivelurile așteptate. Atunci când companiile se confruntă cu retrageri ale produselor lor, acestea pot decide să efectueze o analiză a deficitului de instruire ca parte a investigațiilor lor privind motivul pentru care produsul defect a reușit să treacă prin diferitele departamente și către publicul larg. De exemplu, o companie care produce scaune înalte pentru bebeluși și copii mici poate fi nevoită să recheme un anumit lot de produse din cauza riscului de răsturnare și rănire a copiilor mici. Compania poate efectua investigații asupra modului în care produsul a devenit defect și, de asemenea, poate efectua o evaluare a decalajului de formare pentru a afla dacă toți angajații au lucrat în mod optim. O astfel de evaluare ar putea fi un precursor al restructurării sau restructurării companiei.