O analiză a decalajului de performanță este efectuată de o companie care dorește să determine motivele din spatele unei deconectări între standardele stabilite pentru un loc de muncă și performanța reală furnizată. Diferența dintre performanța standard și cea reală este cunoscută sub denumirea de decalaj de performanță, iar companiile doresc să șteargă astfel de decalaje dacă este posibil. Astfel de lacune pot fi cauzate de factori interni legați de angajați sau de condițiile lor de muncă, în timp ce alte lacune pot fi cauzate de alți factori, cum ar fi standardele de reglementare. În plus, o analiză a decalajului de performanță este adesea efectuată atunci când angajații sunt forțați fie să își asume o sarcină nouă, fie să revină la un loc de muncă vechi folosind metode noi.
Este puțin probabil ca orice afacere să poată performa la standardele optime în orice moment. Din acest motiv, pot exista ocazii în care o companie trebuie să-și ia timp pentru a analiza zonele în care simte că angajații săi sau procesele operaționale sunt insuficiente. O modalitate de a face acest lucru este printr-o analiză a decalajului de performanță, care poate identifica decalajul dintre standarde și livrare și poate găsi metode pentru a remedia problema.
Primul pas al oricărei analize a decalajului de performanță este de fapt identificarea decalajului care există. Acest lucru se poate face aproape ca o ecuație matematică, deoarece diferența dintre standarde, sau S, și comportamentul prezent, sau B, duce la decalajul de performanță, sau G. Astfel, S minus B este egal cu G. Gândindu-ne în acest mod concret poate ajuta managerii să identifice zonele cu probleme care ar putea fi vagi atunci când sunt analizate fără context.
După ce decalajul este identificat, următorul pas în finalizarea unei analize a decalajului de performanță este de a afla motivele pentru care există decalajul. Un decalaj de performanță poate fi cauzat fie de factori interni care îi împiedică pe angajați să facă treaba în cel mai bun mod posibil, fie de factori externi care limitează performanța din exterior. În unele cazuri, o nouă sarcină va necesita acest tip de analiză, deoarece un decalaj va fi creat imediat din cauza nefamiliarizării angajaților cu sarcina.
Odată ce toți acești pași sunt finalizați, o companie trebuie să termine analiza decalajului de performanță prin găsirea unor modalități de a elimina decalajele. Acest lucru ar putea însemna că anumite utilaje trebuie reparate sau înlocuite sau că angajații au nevoie de mai multă pregătire sau de metode motivaționale mai bune. Dacă factorii sunt externi, companiile ar putea fi nevoite să găsească modalități noi de a le rezolva sau poate că pot lupta împotriva lor prin căi legale. În unele cazuri, s-ar putea ca standarde nerealiste să fi fost stabilite, ceea ce înseamnă că acele niveluri optime ar trebui să fie reajustate, astfel încât performanța reală să poată atinge notele dorite.