Un departament de achiziții este responsabil de gestionarea activității de achiziții pentru organizație. Există două tipuri de departamente de achiziții sau achiziții: centralizate și descentralizate. Într-un model centralizat, toate cererile de materiale sau mărfuri sunt în centrul acestui departament. Într-un model descentralizat, departamentele individuale își pot procesa propriile achiziții.
Indiferent de modelul organizatoric utilizat, activitatea de achiziții este supusă unui control mai mare și revizuire decât orice alt proces. Utilizarea resurselor companiei pentru achiziționarea de bunuri și servicii trebuie să se bazeze pe aderarea la politici și proceduri specifice pentru a reduce șansele de fraudă sau furt. De obicei, tipul de activitate este monitorizat de departamentul de contabilitate și de audit intern.
Într-un departament de achiziții, directorul este responsabil pentru planificarea strategică, dezvoltarea politicilor și furnizarea de consiliere în domeniul achizițiilor conducerii superioare. Majoritatea organizațiilor au ofițeri de achiziții responsabili de gestionarea procesului de cerere de propunere, licitație și alte procese conexe. Postul cel mai junior într-un departament de achiziții este cumpărător. Un cumpărător este de obicei responsabil pentru o anumită marfă sau tip de produs. El sau ea emite cereri de achiziție și comenzi către furnizorii aprobați, pe baza nevoilor interne.
Scopul principal al unui departament de achiziții este de a gestiona procesul utilizat pentru achiziționarea de bunuri și servicii de către organizație. Planificarea avansată, cumpărarea în grup și stabilirea prețurilor negociate sunt toate strategiile utilizate pentru a reduce costurile și a crește profitabilitatea. În majoritatea organizațiilor, implementarea strategiilor de achiziții este utilizată pentru a reduce cheltuielile generale și costurile operaționale, fără a compromite serviciile oferite clienților.
Pentru a se califica pentru o poziție într-un departament de achiziții, majoritatea organizațiilor necesită o diplomă de colegiu minimă în afaceri, achiziții, administrarea afacerilor sau un domeniu conex. Pentru a deveni ofițer de achiziții, manager sau director, este adesea necesară o diplomă universitară sau o certificare profesională. Aceste poziții au un grad mai mare de responsabilitate și atât de multe firme necesită mai multă educație.
Utilizarea sporită a tehnologiei în afaceri a dus la dezvoltarea și adoptarea achizițiilor electronice sau achizițiilor electronice. Folosind internetul, companiile pot achiziționa produse de pe site-urile furnizorilor, pot trimite comanda electronic și pot primi facturile electronic. Acest proces reduce ineficiența, scade costurile atât pentru furnizor, cât și pentru client și devine din ce în ce mai popular. În multe firme, tranziția la achizițiile electronice este lentă, din cauza complexității tehnologiei și a schimbării complete a procesului de afaceri necesar. Cu toate acestea, acest domeniu de achiziții este de așteptat să crească, datorită potențialelor economii de costuri și eficienței sporite.