În cele mai multe cazuri, o scrisoare de interes este o scrisoare scrisă de un potențial angajat pentru a indica interesul pentru un loc de muncă sau o poziție deschisă. Poate fi scris de mână sau dactilografiat, livrat prin poștă, e-mail, notă interoficială sau fax. Scrisoarea poate fi trimisă ca răspuns la un post postat sau poate fi o întrebare despre un loc de muncă care nu este încă disponibil. Este folosit pentru a prezenta expeditorul, pentru a-i declara calificările și intențiile și, de obicei, însoțește un CV și exemple de lucru, atunci când este cazul. Unii oameni o pot numi și scrisoare de prospectare, scrisoare de anchetă sau scrisoare de interes.
La fel ca o scrisoare poștală trimisă unui asociat de afaceri, o scrisoare de interes include de obicei numele expeditorului, adresa poștală, orașul, statul, codul poștal, numărul de telefon și adresa de e-mail. Acestea sunt de obicei urmate de o dată și apoi de informațiile persoanei care primește scrisoarea, inclusiv numele, titlul postului, compania și adresa companiei. Scrisoarea este apoi adresată ca o scrisoare de afaceri tipică, de obicei cu un Dear Mr. sau Dear Mrs.
Corpul scrisorii ar trebui să includă informații despre motivul pentru care solicitantul este interesat de companie. De asemenea, ar trebui să explice modul în care compania ar putea beneficia de a-l avea ca angajat și ce aptitudini și bunuri le-ar putea aduce companiei. Scrisoarea ar trebui să includă detalii scurte despre orice experiență relevantă de la locul de muncă și să comenteze modul în care această experiență se raportează la postul căutat.
O varietate de formate și caractere pot fi folosite în scrisoare. Poate fi liber, relaxat și plin de încredere, inclusiv umor și personalitate, și poate oferi angajatorului o privire asupra tipului de persoană care scrie. Aceste scrisori pot fi potrivite pentru unele locuri de muncă și pentru unii angajatori, dar alții le pot respinge ca neprofesioniste.
Pe de altă parte, multe scrisori de interes sunt scrise ca scrisori de afaceri stricte: fără prostii și direct la obiect. Acest tip de scrisoare transmite cel mai bine punctele necesare. Cu toate acestea, s-ar putea să nu iasă în evidență cu un angajator care caută un potențial angajat cu ceva care să-l deosebească de domeniu.
În multe cazuri, o scrisoare de interes se încheie cu o expresie similară următoarei: „Vă mulțumesc pentru timpul și considerația acordată. Aștept cu nerăbdare să ne auzim.” Aceste ultime propoziții sunt folosite pentru a-i mulțumi angajatorului pentru că a luat în considerare interesul scriitorului și pentru a-l anunța că solicitantul așteaptă și este nerăbdător să audă de la companie despre un interviu sau alt tip de urmărire. Aceasta este de obicei urmată de o semnătură, o semnătură și numele introdus.