Cunoștințele postului reprezintă înțelegerea unui set de responsabilități specifice unui loc de muncă, precum și capacitatea continuă de a rămâne la curent cu schimbările în funcțiile postului. Cunoștințele colective ale personalului unei organizații sau companii sunt un activ de resurse umane de o valoare imensă pe piață. Denumit uneori „capital intelectual”, cunoștințele unui muncitor despre un anumit loc de muncă ar trebui să se potrivească îndeaproape cu performanța reală a locului de muncă cerută.
Evaluarea regulată a cunoștințelor postului în cadrul unei organizații are beneficii de productivitate. Responsabilitățile postului pot evolua în timp într-o manieră incrementală, pe măsură ce noi proceduri și tehnologii sunt integrate în fluxul de lucru pentru o anumită poziție. Este posibil ca managementul resurselor umane să nu fie conștient de faptul că a avut loc o deviere a responsabilităților și sarcinilor definite. Urmărirea oficială a acelor schimbări care apar în fiecare post este o parte necesară a gestionării optime a forței de muncă. Managerii care monitorizează calitatea și acuratețea cunoștințelor postului au, de asemenea, o bază solidă de la care să evalueze în mod corect performanța postului în raport cu criteriile de referință ale companiei.
În evaluarea cunoștințelor unui loc de muncă, scopul este de a evalua cât de aproape se potrivește fișa postului existentă cu sarcinile atribuite lucrătorului. Dacă există o nepotrivire semnificativă între așteptările de performanță și sarcinile și sarcinile efective îndeplinite, managerii sau personalul de resurse umane va investiga probabil motivul divergenței. Aceștia pot lua măsuri corective, care ar putea implica pregătire suplimentară, reatribuire a sarcinilor, reformularea fișei postului sau încetarea funcției sau a lucrătorului sau ambele.
Uneori, conducerea poate fi împiedicată de la redefinirea liberă a unui loc de muncă sau de la repoziționarea unui lucrător din cauza prevederilor existente în contractele negociate cu sindicatele organizate sau a reglementărilor guvernamentale. Dacă lucrătorul este acoperit de un contract colectiv de muncă cu un sindicat, o nepotrivire între fișele postului și funcțiile efective ale postului poate duce la acțiuni din partea sindicatului pentru a insista ca nepotrivirea să fie corectată. De exemplu, dacă un angajat este responsabil pentru inspecțiile care implică urcarea pe scări sau manipularea materialelor periculoase, cunoștințele specifice ale locului de muncă pot fi acoperite de reglementările de siguranță. Este posibil ca o companie să nu fie liberă din punct de vedere legal să ceară unui alt lucrător să înlocuiască acel angajat.
Formarea în cunoștințele postului poate fi, de asemenea, mandatată și reglementată de autoritățile guvernamentale. Dacă un lucrător își asumă că are responsabilitatea de a îndeplini o sarcină care poate intra sub reglementările de siguranță impuse de guvern, dar nu deține, de asemenea, certificarea sau formarea cerută de respectivele reglementări, angajatorul poate suporta amenzi sau alte penalități. Mulți consideră că este o responsabilitate etică a unei afaceri să potriviți corect și corect o fișă a postului cu cunoștințele postului pe care le necesită.