O notă de sfat este un tip de document comercial care afirmă că o comandă plasată de un client a fost de fapt primită și validată pentru expediere și este acum pe drum. Denumit uneori un sfat de expediere, intenția documentului este de a menține clientul la curent cu starea curentă a comenzii și, de asemenea, de a se asigura că clientul știe din timp când să se aștepte la sosirea comenzii. Odată furnizate clienților sub forma unei scrisori de afaceri livrate prin poștă, multe companii folosesc astăzi poșta electronică sau procese similare de notificare online pentru a notifica clienții că o comandă a fost procesată și expediată și pentru a-i anunța clientului aproximativ când a fost efectuată comanda. va ajunge la punctul de destinație.
Nota de sfat este oarecum similară ca natură cu ceea ce este cunoscut ca un sfat de acceptare. Acest document este adesea folosit în cercurile financiare pentru a afirma extinderea unei linii de credit către un client, fie de către un vânzător, fie de către o instituție financiară precum o bancă. Deși sunt ușor diferite ca scop, atât nota de sfat, cât și sfatul de acceptare servesc scopului de a notifica clientului că cererea pe care a trimis-o a fost aprobată și va fi disponibilă în curând pentru utilizarea clientului respectiv.
Cantitatea de detalii incluse într-o notă de sfat va varia, uneori în funcție de obiceiurile locale și alteori de legile comerciale care se aplică în jurisdicția în care își are sediul vânzătorul sau furnizorul. Cele mai multe versiuni ale notei vor include referințe la numerele de comandă; orice numere de comandă furnizate de client; o descriere care include tipul și cantitatea de bunuri incluse în comandă; și chiar costurile totale, inclusiv orice taxe de transport care sunt evaluate de vânzător. Modul de expediere, inclusiv numele expeditorului, este adesea parte din detaliile incluse. Dacă expedierea este o îndeplinire parțială a unei comenzi de client, detaliul poate identifica și ce articole vor fi expediate la o dată ulterioară. Atunci când detaliile de pe nota de sfat sunt destul de cuprinzătoare, clientul poate folosi detaliile pentru a se potrivi cu comanda de cumpărare inițială și poate avea o idee bună despre când să se aștepte la fiecare dintre articolele implicate în acea comandă.
Este important de reținut că o notă de recomandare nu înlocuiește conosamentul efectiv care însoțește expedierea și nici nu este un document care servește drept listă de ambalare pentru comandă. Acest tip de document comercial este strict informativ, servind ca mijloc de alertare a clientului cu privire la momentul expedierii comenzii, metoda de expediere utilizată, articolele incluse în transport și data anticipată a livrării. Clienții ar trebui să aștepte până când comanda este primită, verificată pentru exactitate și evaluată pentru orice daune în transport înainte de a trimite plata dacă este posibil.