Un număr de comandă de achiziție (PO) este un cod alfanumeric care este atribuit unei anumite solicitări de cumpărare. Cel mai adesea, numerele PO sunt folosite intern de companii pentru a-și urmări propriile achiziții. Unele companii, totuși, vor atribui coduri tuturor vânzărilor lor și vor oferi numere de PO clienților lor, astfel încât clienții să își poată urmări comenzile. Aceste coduri pot fi în orice format alfanumeric și multe companii vor folosi anumite litere sau numere pentru a indica anumite lucruri despre comandă, cum ar fi ceea ce se vinde, locația, cumpărătorul și data.
Utilizare în cadrul companiilor
În multe companii, un număr de comandă este atribuit după ce un angajat sau un departament depune o solicitare pentru comanda anumitor bunuri sau servicii. Solicitarea este de obicei depusă în mod oficial unui agent de achiziții folosind ceea ce este cunoscut sub numele de formular de solicitare. Dacă cererea este aprobată, este creată o comandă de achiziție și i se atribuie un număr de comandă de achiziție. În acel moment, comanda este plasată la o altă companie, care înregistrează adesea numărul PO al cumpărătorului pentru a fi inclus în detaliul comenzii.
Pe măsură ce vânzătorul pregătește o listă de expediere sau de ambalare pentru a merge cu comanda clientului, numărul PO este de obicei inclus în detaliu. Acest lucru face posibil ca agentul de primire al cumpărătorului să verifice cantitatea și tipul de mărfuri livrate și să confirme că expedierea este asociată cu o comandă autorizată corespunzător. Numărul comenzii de achiziție apare și pe factură și pe orice alte documente pe care vânzătorul le oferă clientului. Din această perspectivă, numărul PO accelerează programarea plății către vânzător și permite direcționarea mărfurilor către departamentul corespunzător.
De asemenea, numărul de OP permite companiei să aplice costul la bugetul departamentului care a plasat comanda. De asemenea, oferă departamentului de conturi plătibile verificarea că cheltuiala este legitimă. Plata poate fi apoi efectuată vânzătorului.
Format
Construcția exactă și lungimea unui număr de comandă va varia de la o companie la alta. Multe companii care operează pe mai multe site-uri vor folosi primele caractere ale codului pentru a identifica locația care a plasat comanda, cum ar fi „CHI” pentru a reprezenta o unitate din Chicago. Următoarele caractere ar putea identifica departamentul specific care a plasat comanda, cum ar fi „RD” pentru a reprezenta departamentul de cercetare și dezvoltare. Astfel, numărul PO pentru o comandă plasată de departamentul de cercetare și dezvoltare al unei companii din Chicago poate începe cu „CHIRD”, urmat de alte caractere alfanumerice care oferă mai multe informații despre comandă.
De obicei, companiile își structurează numerele PO în orice mod care funcționează cel mai bine cu sistemele lor interne de urmărire. Unii folosesc, de asemenea, liniuțe sau spații, ceea ce poate ajuta atunci când doar anumite caractere dintr-un număr PO trebuie citite pentru un anumit scop. Ca răspuns la marea varietate de lungimi și formate care pot fi utilizate, mulți furnizori configurează câmpurile din bazele lor de date de urmărire a comenzilor pentru a permite utilizarea oricărui număr de caractere – chiar și 30 sau mai mult – într-un număr de comandă de achiziție.