Sunt disponibile o mare varietate de instrumente pentru urmărirea cheltuielilor, iar oamenii ar putea avea nevoie să facă câteva experimente pentru a găsi o metodă care să corespundă nevoilor lor. Este foarte util să fii dispus să încerci mai multe metode și să ai acces la versiunile de încercare ale instrumentelor software. Oamenii ar trebui să ia în considerare, de asemenea, de ce urmăresc cheltuielile, deoarece acest lucru îi poate ajuta să găsească cea mai bună modalitate de a-și gestiona evidența financiară. Instrumentele concepute special pentru impozite, de exemplu, pot funcționa diferit de cele destinate să ajute oamenii cu bugetarea.
Oamenii pot urmări cheltuielile folosind software-ul de contabilitate, inclusiv o varietate de produse integrate care pot face lucruri precum preluarea datelor din conturile bancare. De asemenea, își pot gestiona cheltuielile manual, fie folosind câmpuri de notare dintr-un carnet de cecuri sau un jurnal de cont, fie păstrând un registru al cheltuielilor. Unii oameni găsesc o cale de mijloc, folosind un instrument precum o foaie de calcul de computer pentru gestionarea cheltuielilor, astfel încât să poată personaliza aspectul și câmpurile.
Unele lucruri la care trebuie să vă gândiți atunci când selectați o metodă de urmărire a cheltuielilor includ ce tipuri de cheltuieli sunt urmărite, de ce și cum vor fi utilizate informațiile. Urmărirea cheltuielilor gospodăriei versus cheltuielile de afaceri poate implica nevoi diferite, de exemplu. Un student ar putea urmări cheltuielile pentru a trimite contabilitatea unui fond fiduciar pentru rambursare, în timp ce un contractant independent ar putea dori să urmărească cheltuielile în scopul de a determina deducerile fiscale la sfârșitul anului.
În general, este recomandabil să urmăriți cheltuielile pe măsură ce acestea sunt suportate sau la intervale regulate, cum ar fi săptămânal, mai degrabă decât să faceți retrocedare intermitent și să trebuiască să gestionați volume mari de date. Pentru persoanele care au probleme cu acest lucru, un program software care comunică cu conturile bancare poate fi de ajutor, deoarece toată activitatea financiară din acele conturi va fi importată instantaneu și oamenilor li se va solicita să introducă informații, cum ar fi clasificarea unei anumite activități financiare. Pentru persoanele care au nevoie să păstreze chitanțele, este important să aibă un sistem de însoțire pentru depunerea și organizarea chitanțelor.
Atunci când oamenii urmăresc cheltuielile pentru un anumit scop, ar putea dori să vorbească cu un contabil despre opțiunile lor și despre cea mai bună modalitate de a ține evidența cheltuielilor. Acest lucru îi va împiedica să fie nevoiți să-și refacă munca mai târziu; de exemplu, deducerile fiscale sunt împărțite în categorii distincte și știind care sunt acele categorii și ce se încadrează în ele va permite oamenilor să clasifice corect cheltuielile de prima dată. De asemenea, persoanele care urmăresc cheltuielile pentru a îndeplini termenii unui acord, cum ar fi studenții responsabili în fața părinților lor sau angajații care urmăresc cheltuielile pentru un angajator, ar trebui să discute cu cealaltă parte despre ceea ce se așteaptă să dezvolte un sistem reciproc satisfăcător. Pot exista cerințe legale pentru alții; o persoană care administrează un fond fiduciar, de exemplu, trebuie să îndeplinească cerințe stricte de raportare și de înregistrare pentru a explica modul în care este utilizat fondul.