Analiza cheltuielilor este o metodă folosită de companii pentru a urmări modul în care banii sunt cheltuiți de companie, cu scopul final de a reduce cheltuielile. Informațiile despre furnizori, achiziții și comenzi sunt organizate și apoi analizate pentru modele. Datorită cantităților uriașe de informații implicate, majoritatea companiilor folosesc software specializat pentru a efectua analiza cheltuielilor.
Procesul de culegere și analiză a datelor este mai dificil decât pare la prima vedere. Pentru ca analiza cheltuielilor să fie eficientă, trebuie luate în considerare toate aspectele tiparelor de cheltuieli ale unei companii. Aceste informații sunt de obicei stocate în sisteme informatice discrete din cadrul fiecărei divizii a companiei. Diviziunile pot fi separate atât prin distanță, cât și prin limbă. Colectarea tuturor acestor date și organizarea lor într-un format utilizabil necesită o cheltuială mare de timp și bani.
O mare parte din complexitate poate fi eliminată prin utilizarea unui software pentru a facilita analiza cheltuielilor. Primul software de analiză a cheltuielilor a fost creat la începutul anilor 2000. Deși este încă foarte scump, software-ul elimină necesitatea muncii umane și creează o interfață ușoară pentru accesarea informațiilor rezultate.
Software-ul funcționează prin extragerea datelor din sistemele existente de evidență. Acestea pot fi simple foi de calcul, date din depozit sau alte surse. Aceste date sunt apoi curățate, ceea ce înseamnă că formatarea este standardizată, înregistrările duplicate sunt îmbinate și sunt găsite detaliile lipsă. Software-ul clasifică apoi datele conform standardelor din industrie și standardelor specificate de companie. Specialiștii în achiziții pot apoi accesa datele pentru rapoarte și analize.
Un aspect important al analizei cheltuielilor este evaluarea furnizorilor. Analiza cheltuielilor poate arăta care furnizori primesc cei mai mulți bani de la companie. Compania poate folosi aceste informații pentru a negocia pentru oferte mai bune sau pentru a renegocia contracte. Majoritatea companiilor au furnizori preferați, furnizori care oferă cel mai bun serviciu sau prețuri reduse pentru cumpărarea în vrac. Analiza poate dezvălui că bunurile sau serviciile achiziționate în prezent de la un furnizor nepreferat ar putea fi cumpărate de la un furnizor preferat pentru mai puțin.
De asemenea, compania poate cumpăra bunuri sau servicii similare de la mai mulți furnizori. Aceasta este cunoscută sub numele de marfă fragmentată. Banii pot fi economisiți făcând o singură achiziție mare de la un singur furnizor, mai degrabă decât o serie de achiziții mici de la mai mulți furnizori.
Analiza cheltuielilor ajută, de asemenea, la identificarea cheltuielilor neconformiste. Acest lucru se întâmplă atunci când se fac achiziții care nu sunt acoperite de contract. Fără un contractm, companiei i se percepe prețul integral, mai degrabă decât prețul negociat specificat printr-un contract permanent cu un furnizor preferat. Acest tip de cheltuieli poate costa o companie o mulțime de bani în timp.