O pistă de audit este o serie de documente care susțin o înregistrare în jurnal sau o tranzacție comercială înregistrată în registrul general al unei companii. Contabilii sau auditorii urmăresc urma documentelor pentru a dovedi că înregistrările contabile sunt oportune, valide și relevante. Pentru a urma o pistă de audit, contabilii trebuie să identifice o tranzacție, să examineze documentele justificative și să se asigure că fiecare cont din înregistrarea jurnalului este corect. Software-ul de contabilitate computerizat adaugă un alt nivel acestui proces. Este adesea disponibilă o ștampilă electronică care identifică persoana care a postat înregistrarea în registrul general.
Auditul presupune revizuirea informațiilor contabile pentru a dovedi că sunt exacte și corecte. Anumite tranzacții – cum ar fi cele care implică numerar, conturi de încasat și stocuri – pot fi mai susceptibile la fraudă sau abuz din partea angajaților. Un auditor analizează aceste tranzacții și urmărește traseul de audit care detaliază scopul și intenția tranzacției. Traseul permite auditorilor să stabilească dacă o înregistrare este sau nu validă. Erorile în calculele matematice sunt de asemenea descoperite în timpul acestui proces.
Aprovizionarea unei tranzacții este următorul pas. Auditorii trebuie să tragă documentele originale la tranzacția aferentă și să examineze documentele individuale. Acest lucru permite auditorilor să determine data, tipul și scopul tranzacției. Contabilii care înregistrează tranzacții în perioada contabilă incorectă sunt adesea un scop pentru această revizuire. Alte erori pot fi, de asemenea, prezente în această parte a pistei de audit.
Odată examinați, contabilii se uită la registrul general al companiei și la alte registre de contabilitate. Auditorii verifică numerele exacte și conturile contabile adecvate pentru a se asigura că informațiile de pe documente sunt corect în registru. Dacă a fost necesar un calcul detaliat pentru înregistrarea jurnalului, auditorii recalculează informațiile pentru a asigura acuratețea. Tranzacțiile extrem de detaliate pot cere auditorilor să intervieveze contabilul care a postat tranzacția. Această persoană ar trebui să parafați documentele pentru înregistrarea în jurnal ca parte a procesului de urmărire de audit.
Sistemele electronice de contabilitate oferă un strat suplimentar procesului de audit. Majoritatea sistemelor de contabilitate computerizate oferă o înregistrare instantanee pentru cine a postat sau ajustat o înregistrare în registrul general al companiei. Datele includ numele, datele, ora, descrierea și alte informații, în funcție de sistem. Auditorii se pot conecta în registrul general electronic al companiei, pot examina aceste înregistrări ale traseelor de audit și pot sursa tranzacții din aceste date. Auditorii pot urmări traseul de audit mai ușor atunci când companiile au această înregistrare electronică, neajustabilă.