Un jurnal de încasări în numerar este o înregistrare specială utilizată în contabilitate, de obicei de către comercianți cu amănuntul. Aceasta implică înregistrarea detaliilor vânzărilor într-un mod specific. La rândul său, jurnalul de încasări de numerar adună informațiile relevante într-un mod care facilitează copierea, în ansamblu, în conturile tradiționale cu intrare dublă.
Majoritatea conturilor companiei sunt întocmite folosind baza de intrare dublă. Aceasta funcționează în jurul conceptului că fiecare tranzacție este un schimb și astfel afectează averea generală a unei companii în două moduri. De exemplu, atunci când un comerciant cu amănuntul vinde o carte, soldul său de numerar crește cu prețul de cumpărare, în timp ce valoarea stocului său total scade.
Pentru a ține seama de acest lucru, fiecare tranzacție este listată în două coloane separate în conturi. Un element al tranzacției este listat ca debit, iar celălalt ca credit. Aceasta îndeplinește și o funcție administrativă, deoarece, în orice perioadă de timp, totalurile pentru coloanele de debit și credit ar trebui să fie identice. Acolo unde nu se potrivesc, explicația obișnuită este că a fost făcută o listă sau o eroare de matematică. Verificarea regulată în acest fel poate prinde erori și le face mai ușor de găsit decât dacă ar fi lăsate până la sfârșitul unei perioade contabile complete.
Principalul dezavantaj al contabilității în partidă dublă este că poate fi prea complicat de realizat în fiecare zi, în special în configurațiile în care există un contabil specialist care nu este la îndemână pentru partea reală de vânzare cu amănuntul a afacerii. Acesta poate fi cazul unei afaceri mici, în care proprietarul folosește un contabil extern, sau cu o afacere mare, în care un contabil lucrează de la un birou central al unei companii cu mai multe puncte de vânzare cu amănuntul.
Soluția la această problemă este o serie de documente cunoscute sub numele de cărți de intrare primară sau cărți de înscriere originală. Acestea sunt documente care pot fi folosite pentru a înregistra cu ușurință datele financiare pentru prima dată, de exemplu de către un manager de magazin la sfârșitul fiecărei zile, lucrând de la până la chitanțe. Exemplele includ cărți care se ocupă de tranzacții bancare și achiziții de la furnizori.
Una dintre aceste cărți de intrare principală este jurnalul de încasări în numerar. Aceasta acoperă fiecare tranzacție de vânzare care are loc în numerar. În acest context, numerar înseamnă că plata este mai degrabă imediată decât pe credit; poate acoperi plata în monede fizice, carduri de debit sau de credit și cecuri. Pe lângă listarea detaliilor fiecărei tranzacții, jurnalul de încasări de numerar va enumera și detalii precum reducerile acordate unui client față de prețul standard de vânzare cu amănuntul. Acest lucru poate fi important, deoarece firmele își vor evalua adesea stocurile existente pe baza prețului de vânzare final așteptat, iar această evaluare va presupune că prețul complet de vânzare cu amănuntul va fi primit.