Un cont de rambursare a kilometrajului se poate referi la două lucruri diferite. Primul este un tip de cont deținut de un angajat la o afacere în care este angajată; atunci când pleacă în călătorii de afaceri calificate, ea poate trimite apoi un formular pentru rambursarea kilometrajului, iar fondurile vor fi plasate în cont, care este adesea doar un card de credit de afaceri. Al doilea tip de cont de rambursare a kilometrilor este înființat de compania însăși și este, în general, o sumă de fonduri specificată de companie și desemnată în scopul rambursării angajaților pentru călătoriile de afaceri. Acest lucru ajută compania să gestioneze cheltuielile și să mențină un buget lunar sau anual.
Primul tip de cont de rambursare a kilometrilor este unul dintre beneficiile care sunt adesea oferite angajaților de la corporațiile mai mari. Rambursarea poate acoperi cheltuielile cu gazul pentru utilizarea mașinii proprii sau poate acoperi costurile unei mașini de închiriere și gazul necesar pentru mașină. Poate acoperi și biletele de avion dacă acest tip de călătorie este necesar, pe lângă alte cheltuieli de călătorie, cum ar fi o cameră de hotel. Rambursarea kilometrajului nu se referă neapărat doar la kilometrii parcurși. Aceste conturi sunt uneori denumite și conturi de rambursare a călătoriei.
De obicei, companiile fie le vor cere angajaților să trimită chitanțe și apoi vor emite un cec pentru rambursare, fie le pot oferi angajaților un card de credit corporativ de utilizat și apoi înlocuiesc fondurile din contul de rambursare a kilometrilor. Angajații ar trebui să aibă grijă să țină o evidență atentă a banilor cheltuiți și apoi trimiși pentru rambursare și să se asigure că sunt depuse numai cheltuielile calificate. În caz contrar, se poate pierde privilegiul de a accesa un cont de rambursare a kilometrilor sau i se poate interzice să efectueze călătorii de afaceri în viitor.
Al doilea tip de cont de rambursare a kilometrajului este utilizat de companii în scopuri mai ample de buget. Banii sunt rareori plasați într-un cont efectiv separat de restul fondurilor de salarizare sau de cheltuieli de afaceri, dar adesea software-ul de contabilitate este folosit pentru a desemna scopul fondurilor în aceste conturi mai mari. O anumită sumă pe lună sau pe an poate fi permisă pentru rambursarea kilometrajului, iar dacă angajații depășesc această sumă, cantitatea de călătorii de afaceri permise poate fi redusă sau poate fi efectuat un audit pentru a se asigura că fondurile sunt fiind folosit în mod corespunzător. Ținerea conturilor în acest fel permite, de asemenea, o contabilitate mai ușoară și o echilibrare a veniturilor și pierderilor la sfârșitul anului.