Dacă angajatorul dvs. are o politică de cheltuieli care abordează utilizarea unui vehicul personal de către angajați în scopuri comerciale, puteți trimite o cerere în conformitate cu procedurile companiei pentru o rambursare guvernamentală a kilometrajului. Compania va contabiliza această rambursare ca o deducere a cheltuielilor de exploatare în declarațiile sale de impozit pe venit, pe baza regulilor guvernamentale privind vehiculele personale utilizate pentru afaceri. Dacă angajatorul dvs. nu are o politică în vigoare sau dacă sunteți independent, singura modalitate de a fi compensat pentru utilizarea mașinii dvs. poate fi să o deduceți ca o cheltuială comercială nerambursată din declarația de impozit pe venit personal, în funcție de codurile fiscale locale. De obicei, această metodă nu vă va aduce, din punct de vedere tehnic, o rambursare în numerar din partea guvernului. În schimb, deducerea vă va reduce venitul impozabil, astfel încât veți plăti mai puțin impozite.
De obicei, guvernele fac prevederi în codul lor fiscal care se ocupă de utilizarea în afaceri a unui vehicul privat. Aceste prevederi stabilesc cadrul pe care angajatorii trebuie să-l folosească pentru a vă rambursa pentru utilizarea mașinii dumneavoastră pentru probleme de afaceri. Întreprinderile care respectă regulile pot deduce rambursările făcute angajaților drept cheltuială de afaceri din declarația de impozit pe venit a companiei.
În SUA, reglementările codului fiscal vă permit să calculați suma pe care ar trebui să vi se ramburseze pentru utilizarea mașinii fie folosind costul exact al cheltuielilor, fie utilizând o rată fixă pe milă. Rata guvernamentală de rambursare a kilometrajului este stabilită de fiecare guvern și se poate modifica în fiecare an. Dacă alegeți să utilizați tariful forfetar, ar trebui să țineți evidența milelor parcurse în scopuri comerciale și să o înmulțiți cu rata guvernamentală care este în vigoare în acel moment. Rata care este sau a fost în vigoare pentru orice an poate fi întotdeauna găsită pe site-ul web al guvernului.
Rambursarea kilometrajului de stat este oferită de angajator în conformitate cu o politică privind cheltuielile angajaților. Cu toate acestea, angajatorul dvs. nu este obligat să vă ramburseze, la fel cum nu sunteți obligat să folosiți mașina personală pentru a promova afacerea. Dacă v-ați folosit mașina în scopuri comerciale și nu ați fost despăgubit, puteți deduce rambursarea kilometrajului guvernamental din declarația de impozit pe venitul personal.
Vi se cere să urmați anumite formalități atunci când solicitați o rambursare guvernamentală a kilometrajului pentru utilizarea mașinii dumneavoastră. De obicei, trebuie să păstrați un jurnal de călătorie care indică ziua, ora, locația de pornire, locația de sfârșit, kilometrajul și scopul fiecărei călătorii de afaceri. Acest jurnal ar trebui să fie predat angajatorului dumneavoastră împreună cu cererea dumneavoastră de rambursare, astfel încât să fie disponibil în cazul unui control fiscal. Păstrați-l ca parte a evidențelor dumneavoastră dacă sunteți independent sau solicitați deducerea în declarația de impozit pe venitul personal.