Atunci când un angajat își folosește vehiculul personal pentru a desfășura afaceri în beneficiul angajatorului său, el poate primi o rambursare pentru costurile asociate sub formă de rambursare a kilometrilor. Făcând acest lucru, o corporație absoarbe o parte din cheltuielile cu combustibilul și uzura automobilelor într-un ritm prestabilit, ușurând povara financiară a angajaților. În Statele Unite, acesta este un beneficiu opțional; ca atare, guvernul SUA poate permite, de asemenea, o deducere fiscală pentru companiile sau persoanele fizice care folosesc mașini în scopuri comerciale. De obicei, corporațiile bazează rata de rambursare a kilometrajului pe liniile directoare stabilite de agențiile naționale de guvernare, cum ar fi Internal Revenue Service (IRS) din SUA, dar nu întotdeauna.
Angajații care lucrează pentru organizații care oferă rambursare a kilometrilor sunt de obicei obligați să furnizeze un raport precis al milelor de afaceri pe care le parcurg. Majoritatea companiilor au un formular standard, numit raport de cheltuieli, prin care angajatul completează informații pertinente care subliniază locurile în care a condus, numărul de kilometri pe care i-a parcurs pentru a ajunge acolo și scopul comercial pentru fiecare vizită particulară. Atunci când conducerea aprobă raportul de cheltuieli, angajatul este apoi rambursat pentru costurile suportate. Acesta este de obicei calculat luând numărul de mile de afaceri parcurse și înmulțind această cifră cu rata actuală de rambursare stabilită de angajator.
În Statele Unite, IRS publică tarife standard opționale de kilometraj bazate pe costul de exploatare a unei mașini. Prețurile gazelor din anul precedent sunt, în general, luate în considerare și în estimare. Angajatorii pot alege să ramburseze membrii personalului pe baza acestei rate sugerate. De asemenea, se pot abate de la aceasta la discreția lor.
Unele companii aleg să nu ofere deloc rambursarea kilometrajului. Când o fac, totuși, ei pot avea dreptul să includă acea cheltuială ca deducere fiscală în declarațiile corporative. De asemenea, persoanele care nu primesc rambursarea kilometrajului de la angajatori pot fi, de asemenea, eligibile să detalieze cheltuielile auto ca deducere în declarațiile de impozit pe venitul personal.
Călătoria de la domiciliul unei persoane la un loc de muncă nu este de obicei rambursabilă nici pentru o unitate angajatoare, nici pentru o persoană. Cu alte cuvinte, dacă o persoană conduce în mod obișnuit 20 de mile pe zi de la casă la birou, de obicei nu poate pretinde asta ca o cheltuială legitimă. Totuși, pe tot parcursul zilei, dacă merge cu mașina în alte locații pentru a efectua apeluri de vânzări sau pentru a face afaceri pentru angajatorul său, el poate solicita de obicei despăgubiri pentru călătoria suplimentară atunci când i se oferă rambursarea kilometrajului.