O factură consulară detaliază conținutul unui transport și afirmă că nu conține articole ilegale sau puse sub semnul întrebării. Este pregătit de un oficial consular care lucrează în consulatul țării importatoare din țara de origine. Documentul este scris în limba folosită de țara importatoare pentru a se asigura că funcționarii vamali îl pot citi și înțelege și include un sigiliu care confirmă că este oficial. Astfel de documente pot fi necesare pentru unele importuri și pot fi recomandate în alte cazuri.
Firmele care pregătesc transporturi internaționale au nevoie de o serie de documente. Dacă este necesară o factură consulară, aceștia trebuie de obicei să facă o programare cu un oficial, care va examina conținutul transportului și va pregăti un document. Țara importatoare poate solicita utilizarea unui formular special, care poate fi furnizat de consulatul său național. Se notează și eventualele taxe plătite pentru întocmirea facturii consulare, pentru a elimina confuziile sau litigiile.
Oficialii vamali folosesc acest document pentru a determina tarifele, taxele și alte taxe adecvate în asociere cu un transport. Este important să vă asigurați că este corect și să confirmați că formularul este complet completat. Problemele cu factura consulară pot duce la întârzieri la doc sau depozit, caz în care o expediere poate fi reținută până când acestea pot fi rezolvate. În cazul articolelor perisabile sau critice, acest lucru ar putea crea probleme semnificative importatorului.
În pregătirea expedierii internaționale, o companie poate consulta o firmă terță sau un avocat specializat în acest serviciu, dacă nu se ocupă în mod regulat de astfel de expedieri. Fiecare țară are propriile cerințe de import, iar în cazul în care exportatorul nu le îndeplinește, acesta poate fi răspunzător pentru cheltuielile suportate de client. Neobținerea unei facturi consulare, de exemplu, ar putea duce la o amendă pe care exportatorul ar trebui să o plătească. De asemenea, dacă un formular este incomplet și documentele trebuie procesate din nou, clientul ar putea face exportatorul responsabil financiar pentru orice pierderi.
Copii multiple ale unei facturi consulare sunt produse atunci când documentul este generat. Unul ar trebui să fie atașat la expediere, împreună cu orice altă documentație. Exportatorii păstrează, de obicei, cel puțin o copie pentru fișierele lor, ca referință personală de utilizat în legătură cu facturarea și alte activități. Aceștia pot trimite o copie suplimentară importatorului împreună cu alte informații referitoare la expediere. De asemenea, la expediție pot fi atașate copii pentru reținere la vamă și la alte opriri de pe parcurs.