Atunci când o companie decide să utilizeze un alt tip de sistem pentru a gestiona datele companiei care se referă la management, este considerată o modificare a contabilității de gestiune. Pentru unele companii, aceasta poate însemna trecerea de la un sistem contabil de gestiune pe hârtie la un sistem contabil computerizat. În cazul companiilor care utilizează deja sisteme computerizate, o modificare a contabilității de gestiune înseamnă de obicei un nou program software conceput pentru a gestiona datele legate de management. Atunci când o companie schimbă sistemele, este important să se ia în considerare pregătirea angajaților și reducerea riscurilor ca parte a unui plan general pentru a efectua o schimbare de succes a contabilității de management.
Definiția unei modificări contabile de gestiune poate include o modificare a instrumentelor sau tehnicilor utilizate pentru organizarea și accesarea datelor necesare pentru a gestiona bine o companie. Schimbarea tehnicilor de contabilitate ar putea însemna folosirea unei noi metode de înregistrare sau prelucrare a datelor de gestiune. Dacă unei echipe de management i se cere să înregistreze noi tipuri de date, schimbarea ar afecta datele care ajută echipa să ia decizii.
Adesea, o schimbare a contabilității de gestiune înseamnă o schimbare a programului software pe care compania îl folosește pentru manipularea datelor manageriale. Software-ul utilizat pentru organizarea datelor utilizate pentru contabilitatea managerială este adesea numit sistem informațional de management. Deci, o schimbare a contabilității de gestiune înseamnă, de obicei, schimbarea acestui sistem.
Pentru cei care o coordonează, o parte importantă a schimbării contabilității de management este reducerea la minimum a impactului negativ al schimbării asupra afacerii. Acest lucru necesită de obicei o perioadă de pregătire pentru managerii afectați de schimbarea contabilității de gestiune. Poate implica, de asemenea, o perioadă de tranziție în care managerii au acces atât la sistemul de contabilitate vechi, cât și la cel nou. În acest fel, ei se vor putea obișnui cu noul sistem, în timp ce vechiul sistem le oferă acces rapid la sistemele de date familiare.
Contabilitatea de gestiune poate fi numită și contabilitate managerială. Este folosit pentru a organiza datele care ajută un manager să ia decizii bune de afaceri. Spre deosebire de alte tipuri de sisteme de contabilitate, sistemele de contabilitate de gestiune sunt destinate utilizării de către conducere din interiorul companiei și nu sunt concepute pentru a fi utilizate de persoane sau organizații din afara, cum ar fi investitorii. De obicei, informațiile de pe aceste sisteme contabile sunt confidențiale chiar și pentru angajații care nu sunt manageriali ai companiei.
În general, sarcini precum analiza produselor și a costurilor operaționale, analiza performanței vânzărilor și procedurile de operare sunt gestionate la nivel managerial, deoarece membrii organizației la nivel corporativ sunt adesea mai concentrați pe date numerice precum profitabilitatea companiei decât pe datele legate de sarcinile de management. Informațiile utilizate pentru persoanele din afara departamentului managerial, cum ar fi acționarii, liderii corporativi sau angajații companiei, sunt adesea numite informații contabile financiare.