Ca parte a procesului de încheiere a exercițiului financiar, companiile cu active fizice sunt de obicei obligate să completeze un inventar al activelor. Scopul unui inventar de active este de a număra fizic și de a documenta locația tuturor activelor enumerate în situația financiară. Acest proces este considerat parte a pregătirii necesare la fiecare sfârșit de an și, de obicei, este programat cu trei până la patru săptămâni înainte de sfârșitul efectiv al anului.
Există patru elemente care trebuie să apară în mod obișnuit într-un inventar de active: revizuirea listei de active din înregistrările financiare, inspectarea fizică a fiecărui activ, determinarea dacă evaluarea trebuie să se schimbe și adăugarea de noi active. Acest proces poate fi simplu sau complex, în funcție de numărul de active și de locația relativă a acestora. Este important de menționat că acest inventar poate fi completat de către personalul intern sau de către o terță parte. Cea mai importantă parte a acestui inventar este să se asigure că fiecare articol este inspectat fizic.
Un prim pas într-un inventar de active este revizuirea listei activelor care au fost incluse în situațiile financiare din anul precedent. Toate articolele care au fost eliminate sau demontate în cursul anului ar trebui eliminate de pe listă. O copie a instrucțiunii și a evaluării articolului în acea etapă ar trebui adăugată la dosar.
Următorul pas este organizarea activelor în funcție de locația fizică, în pregătirea unei inspecții. Pentru pregătire, trebuie organizată o listă de inventar. Fiecare articol ar trebui să primească un număr unic și o metodă de a indica faptul că articolul a fost inclus în inventar. Unele firme folosesc autocolante, în timp ce altele folosesc un sistem de scanare a codurilor de bare pentru a actualiza înregistrările.
Există două articole care de obicei trebuie verificate în timpul inventarierii activelor: existența articolului în locația indicată și starea articolului. De exemplu, dacă articolul este spart sau în stare de degradare, acesta ar trebui să fie indicat pe lista de inventar. Acest lucru poate duce la o scădere a evaluării articolului.
Orice active noi care au fost achiziționate sau achiziționate în cursul anului trebuie adăugate la lista de inventar al activelor. Detaliile care trebuie incluse sunt clasificarea activelor, descrierea, locația și evaluarea. Orice articole care sunt achiziționate, dar care nu se află încă în incintă pot fi excluse din lista de active, atâta timp cât valoarea lor nu este inclusă în evaluarea activelor în situațiile financiare.