O carieră ca funcționar de creanțe este adesea potrivită pentru o persoană cu abilități matematice puternice, obiceiuri organizaționale bune și ochi pentru detalii. În cele mai multe cazuri, acești indivizi lucrează în cadrul departamentului financiar al unei companii mari și supraveghează toate tranzacțiile. Deși uneori este posibil să obții această poziție doar cu o diplomă de liceu, este ideal să ai o diplomă în contabilitate sau un domeniu conex. Unele sarcini obișnuite ale unui funcționar de creanțe includ ținerea evidenței tranzacțiilor financiare, colectarea banilor de la clienți, menținerea înregistrărilor vânzătorilor și clienților, producerea de rapoarte financiare și îndeplinirea diferitelor sarcini de birou.
Urmărirea tranzacțiilor financiare ale unei companii este poate cea mai importantă sarcină a funcționarului. Este datoria lui să țină înregistrări exacte ale tuturor cheltuielilor și banilor datorați. Pentru majoritatea afacerilor, acest lucru se realizează prin implementarea unui program software pentru computer, iar toate tranzacțiile sunt stocate într-o bază de date. Efectuarea eficientă a acestei sarcini necesită o persoană cu abilități de calculator, un nivel ridicat de precizie și abilitatea de a detecta orice discrepanțe monetare.
O altă sarcină importantă este colectarea banilor de la clienți. În timp ce majoritatea clienților plătesc de obicei la timp, uneori un funcționar de conturi de încasat va trebui să contacteze clienții și să colecteze orice taxe neplătite. Acest lucru se face de obicei prin telefon sau prin corespondență online. În consecință, este util ca o persoană să aibă o personalitate asertivă pentru a face față clienților care au acuzații de delincvență.
Menținerea înregistrărilor vânzătorilor și clienților este, de asemenea, sarcina unui funcționar de creanțe. Pentru a menține o bază de date exactă, el va stoca de obicei informații precum numele companiei unui furnizor, informații de contact, articole achiziționate, data achiziției și suma totală a fiecărei achiziții. Pentru clienți, el ar putea stoca numele, adresa, informațiile de contact, articolele vândute, data vânzării și informațiile de plată. Introducerea acestor informații ajută o companie să mențină înregistrări esențiale care pot fi revizuite ulterior, dacă este necesar.
Împreună cu aceasta, este adesea necesar să se producă rapoarte financiare aprofundate. Această responsabilitate implică de obicei preluarea informațiilor despre tranzacțiile financiare și utilizarea lor pentru a crea grafice pentru vizualizare ușoară. Funcționarul pentru conturi de încasat va împărtăși, de obicei, informațiile din rapoartele completate cu un supervizor sau va face o prezentare unui grup de șefi de departament.
Îndeplinirea diferitelor sarcini de birou este, de asemenea, parte a acestei poziții. Deoarece această carieră se bazează de obicei într-un birou, managerul de creanțe va trebui să facă lucruri precum să răspundă la telefon, să răspundă la e-mailuri, să distribuie corespondența și să trimită faxuri. Atunci când un birou este foarte ocupat, nivelul de stres va crește adesea, așa că este util să aveți și abilități eficiente de gestionare a stresului.