Un plătitor comun este o entitate care se ocupă împreună de salariile și impozitele pentru angajații companiilor afiliate. Folosirea acestui tip de aranjament de salarizare, dacă o companie este eligibilă pentru a face acest lucru, poate economisi bani pe taxe în anumite setări. Companiile care doresc să utilizeze această opțiune ar putea avea nevoie să depună o cerere și trebuie să furnizeze documentație atentă pentru a-și dovedi eligibilitatea. Administrarea statelor de plată trebuie, de asemenea, gestionată cu atenție pentru a respecta standardele de reglementare.
Prima cerință pentru utilizarea unui plătitor comun este ca companiile să fie afiliate. Acest lucru se întâmplă de obicei cu filialele aceleiași firme. O clinică veterinară, de exemplu, ar putea avea o divizie care oferă vizite clinice la domiciliu, un laborator de diagnosticare și o practică regulată, toate care funcționează independent. Dacă un tehnician veterinar oferă sprijin în practică și în vizitele la domiciliu, această persoană ar fi, teoretic, plătită separat, iar taxele pe salarii s-ar acumula pentru ambii angajatori.
Cu un plătitor comun, acel angajat ar putea fi plătit de un departament de salarizare terță parte care reprezintă toate diviziile, îndeplinind următoarea cerință pentru astfel de aranjamente. Toți angajații trebuie să fie plătiți numai de această entitate, nu de departamentele individuale de salarizare. Plătitorul acționează efectiv ca un angajator, oferind compensații pentru orele lucrate, deducând după caz și depunând taxe pe salarii. Toată documentația fiscală se depune o dată; tehnicianul veterinar nu ar primi plăți și extrase separate pentru vizitele la domiciliu și pentru munca în cabinet în sine.
Dacă sunt respectate reglementările pentru un plătitor comun, companiile pot evita anumite obligații fiscale în exces. Practica poate, de asemenea, eficientiza salarizarea și facturarea, ceea ce poate oferi companiei economii suplimentare. Pentru angajați, poate oferi unele avantaje prin eliminarea plăților multiple și a declarațiilor fiscale confuze, ceea ce poate face mult mai ușoară depunerea exactă a impozitelor personale. Auditorii pot revizui periodic înregistrările și practicile pentru a confirma că o entitate se califică în continuare ca un plătitor comun și poate fi tratată ca una.
Companiile separate fără o relație nu pot folosi această configurație pentru gestionarea salariilor. Plățile și documentația fiscală pentru angajați ar trebui furnizate complet separat. De asemenea, dacă se mențin departamente individuale de salarizare, acest lucru încalcă acordul de plată comun. Companiile care doresc să stabilească astfel de aranjamente ar putea dori să se întâlnească cu contabili și avocați fiscali pentru a discuta planul. Aceștia pot obține sfaturi specifice despre cum să organizeze sistemul pentru a rămâne în conformitate cu legea și pentru a maximiza eficiența.