O carte de conturi conține înregistrările tranzacțiilor pentru conturile comerciale. Sistemele de contabilitate în parte dublă utilizate de organizațiile comerciale implică numeroase registre sau cărți, inclusiv registrul general și jurnalul general. În mod colectiv, aceste registre sunt denumite cărți, un termen scurt pentru cărți de conturi. O singură carte de conturi se poate referi la oricare dintre numeroasele cărți utilizate în procesul de contabilitate.
În primul rând, cea mai comună utilizare a termenului „carte de conturi” se referă la registrul general utilizat în sistemele de contabilitate în partidă dublă. Registrul general conține toate conturile utilizate de o organizație, împreună cu soldurile curente ale acelor conturi. Modificările aduse acestor conturi necesită intrări pentru a nota tranzacțiile, creând o înregistrare continuă a istoricului financiar al organizației. Alte tipuri de registru și registre de conturi includ jurnalul general, registrul de cost și registrul subsidiar, în funcție de sistemul de contabilitate specific ales. Fiecare carte se potrivește definiției cărții de conturi, deși termenul este folosit mai rar pentru aceste cărți.
În contabilitatea în partidă dublă, registrul general este una dintre numeroasele componente de evidență utilizate în tandem cu alte cărți din sistemul de contabilitate comercială. Informațiile din registrul general se reportează în situațiile financiare ale organizației la sfârșitul perioadei contabile. Tranzacțiile sunt înregistrate în măsura în care se referă la soldurile conturilor din registrul general, dar aceste înregistrări reflectă doar creditul sau debitările către conturile enumerate. Informațiile detaliate despre tranzacții specifice sunt înregistrate în jurnalul general prin intrări în jurnal.
Cărți de evidențe ale casei de conturi care arată modificările aduse diferitelor conturi comerciale utilizate de o organizație. Aceste conturi arată modificări ale soldurilor pentru active, pasive și cheltuieli. Pentru contabilitatea în partidă dublă, jurnalul general înregistrează tranzacții specifice care implică cel puțin două conturi afectate, unul cu credit și unul cu debit. Noul sold de cont extras din informațiile din jurnalul general se transferă în registrul general ca o înregistrare rezumativă.
Un exemplu poate ajuta la explicarea modului în care este utilizată o carte de conturi. Achiziționarea de echipamente de birou creează o reducere a numerarului și o creștere a contului de active pentru echipamente de birou. Tranzacția specifică, conturile afectate și notarea despre tranzacție justifică fiecare o înregistrare pe rânduri separate în jurnalul general. Creșterea sau descreșterea fiecărui cont se transferă apoi în cartea principală de conturi, registrul general. La sfârșitul perioadei contabile, soldurile din registrul mare se transferă în situațiile financiare, cum ar fi bilanţul, contul de profit şi pierdere şi situaţia capitalului propriu.