Pentru a scrie o scrisoare de reducere, ar trebui să începeți de obicei prin a avea toate documentele necesare pe care trebuie să le trimiteți sau să le includeți și să faceți copii ale acelor documente pentru a le trimite. Apoi, trebuie să începeți scrisoarea prin includerea informațiilor de contact ale destinatarului, cum ar fi biroul Internal Revenue Service (IRS) pe care îl contactați, precum și propriul nume și informații de contact. Scrisoarea trebuie să conțină o indicație clară și concisă cu privire la taxele pe care le-ați perceput și pe care doriți să le reduceți și motivul pentru care simțiți că nu ar trebui să plătiți aceste taxe. Scrisoarea dvs. de reducere ar trebui să indice că nu ați acționat din rea voință sau răutate și să demonstreze că doriți să rezolvați problema într-un mod rezonabil.
O scrisoare de reducere este o scrisoare scrisă unei agenții sau companie, adesea IRS, în încercarea de a solicita reducerea taxelor de penalizare sau a altor cheltuieli pe care organizația le percepe. Ar trebui să includeți o serie de documente cu scrisoarea dvs., așa că asigurați-vă că aveți toate documentele necesare în timp ce o scrieți și faceți copii ale acelor documente pentru a le trimite împreună cu scrisoarea dvs. Nu trimiteți documente originale împreună cu scrisoarea de reducere, deoarece acestea se pot pierde prin poștă. Ar trebui să includeți o copie a scrisorii pe care ați primit-o sau o referință care indică ceea ce datorați, inclusiv un număr de caz, dacă este cazul, și orice documentație pe care o aveți pentru a confirma motivul reducerii.
Scrisoarea dvs. de reducere ar trebui să înceapă cu informațiile de contact ale companiei sau biroului pe care îl contactați, urmate de propriile informații de contact. Dacă cunoașteți numele unei persoane din companie, cum ar fi persoana care v-a contactat sau un agent IRS, atunci ar trebui să adresați scrisoarea dvs. de reducere acelei persoane, altfel puteți folosi „Către cine vă poate interesa”. Apoi, ar trebui să precizați clar că solicitați reducerea sumei care a fost percepută și să indicați data scrisorii care v-a fost trimisă și numărul de caz sau de cont, dacă este disponibil. Motivul pentru care solicitați reducerea ar trebui să fie declarat în mod clar și ar trebui să fie un motiv legitim, cum ar fi un dezastru natural, o boală gravă sau deces în familie.
Ar trebui să includeți documente care să susțină motivul pe care îl indicați în scrisoarea dvs. de reducere, cum ar fi fotografii cu daunele cauzate de un dezastru, o scrisoare a medicului care vă confirmă boala sau un certificat de deces pentru un membru al familiei. Dacă este posibil, ar trebui să încercați să includeți o formă de plată parțială sau o solicitare pentru un plan de rate pentru rambursarea sumei care a determinat taxa de penalizare pe care doriți să o reduceți. Acesta este un gest de bună-credință care nu este strict necesar, dar poate face ca reducerea dumneavoastră să fie mai probabil să fie acceptată. Trebuie să rețineți că o scrisoare de reducere poate fi un document legal și că înșelăciunea intenționată într-o astfel de scrisoare poate fi un motiv pentru acuzații de fraudă sau de sperjur.