Unul dintre primele lucruri pe care trebuie să le înțelegeți este că pasivele neînregistrate nu sunt neapărat ceva care se dezvoltă deoarece o persoană sau o companie nu a practicat diligența necesară în gestionarea afacerilor financiare. De fapt, este normal ca orice afacere să aibă un anumit grad din aceste datorii. Deoarece o datorie neînregistrată nu este altceva decât un element de pasiv care nu apare în prezent într-o situație financiară, poate fi un factor care pur și simplu nu a devenit necesar să fie raportat până la acel moment.
De exemplu, multe companii oferă angajaților timp de concediu acumulat. Adesea, angajații au capacitatea de a trece de la un an la altul timpul de vacanță nefolosit. Acest lucru poate duce la o sumă destul de considerabilă de compensație datorată angajatului în momentul în care individul decide să se pensioneze. Timpul de concediu neutilizat nu apare în mod obișnuit ca element rând în multe situații financiare ale companiei. Deoarece timpul de vacanță nu a fost folosit, nu există o modalitate reală de a-l contabiliza, până când plata pentru timpul este efectiv emisă. Acel timp de concediu acumulat neutilizat este un exemplu excelent de datorii neînregistrate care pot fi înregistrate la un moment dat.
Un alt scenariu ar fi modificări ale legilor statale și federale care ar putea afecta relația dintre un furnizor și companie. De exemplu, o modificare a legilor care reglementează telecomunicațiile permite furnizorilor dvs. de servicii de conferințe și distanțe lungi să perceapă retroactiv o nouă taxă de serviciu înapoi la primul an fiscal curent. Cu siguranță, acesta nu era un factor cunoscut înainte și nu putea fi tratat ca o datorie înregistrată. În schimb, ar fi clasificată drept o datorie neînregistrată pe care, în timp, compania ar trebui să o plătească.
Același lucru este valabil și cu bugetul de acasă. Bugetul poate permite un anumit procent fix pentru creditele ipotecare și dobânda cardului de credit. Când se întâmplă ceva pentru a crește acele rate ale dobânzii, rezultatul sunt datorii neînregistrate pentru operațiunile de acasă. Adică, ceva care nu a fost anticipat în bugetul casei și nu are loc în bilanțul casei, va fi tratat ca o datorie neînregistrată până când noua cheltuială este luată în considerare în operațiunile casnice.
Auditul financiar competent urmărește să mențină valoarea datoriilor neînregistrate într-o limită rezonabilă, în principal elemente-rând fie neprevăzute, fie care nu sunt menite să fie incluse în situațiile financiare până când pot fi contabilizate într-o clasificare existentă. Ele nu ar trebui să fie niciodată considerate ca un element de captură pentru problemele care apar din cauza unei planificări sau gestionării slabe a resurselor.