O rezervă de creanțe este un tip de cont de rezervă care este creat pentru a compensa pierderile care sunt suportate atunci când clienții nu remit plățile pentru facturile restante. Ideea rezervei este de a împiedica societatea să se confrunte cu dificultăți financiare grave din cauza neplății. Un cont de rezervă de acest tip poate fi utilizat pentru a compensa impactul facturilor care rămân scadente atunci când un client declară faliment, intră în faliment sau pur și simplu nu plătește, iar soldul este predat unei agenții de colectare.
Există o serie de strategii care pot fi utilizate pentru a determina suma de fonduri care sunt alocate unei rezerve de creanțe. Una dintre cele mai comune abordări este utilizarea datelor istorice care implică atât procentul, cât și sumele efective ale facturilor implicite care au avut loc într-un anumit interval de timp. O abordare ușor diferită presupune bazarea sumei pe vechimea facturilor, soldul din rezervă fiind bazat pe suma totală a facturilor cu o vechime de peste 90 de zile. Alegerea celei mai bune abordări depinde adesea de circumstanțele afacerii propriu-zise și de cât de ușor și-ar putea recupera compania dacă facturile mai vechi nu sunt plătite în cele din urmă în totalitate.
Principalul beneficiu al constituirii și menținerii unei rezerve de creanțe este că societatea este oarecum izolată de efectele negative generate de neremiterea de către clienți a plăților pentru facturile restante. Având rezerve la îndemână, afacerea este capabilă să compenseze aceste pierderi și să continue să plătească fără greșeală vânzătorii și furnizorii. Ca urmare a existenței unei sume suficiente de fonduri în rezervă, este posibil să se evite suportarea de comisioane de întârziere și alte penalități la datoriile care nu ar face decât să crească obligațiile de datorie ale companiei, făcând și mai dificilă menținerea stabilă financiar.
Orientările privind momentul în care să utilizați fondurile dintr-o rezervă de creanțe vor varia. Unele companii cer ca conturile clienților delincvenți să fie depuse pentru colectare înainte ca fondurile din rezervă să poată fi utilizate pentru a compensa pierderile. Alte firme folosesc o practică de retragere a fondurilor din rezerva de creanțe atunci când facturile ating un anumit nivel de vechime, cum ar fi 120 de zile după emitere. În cazul în care fondurile sunt primite din cauza eforturilor de colectare sau în care clientul depune o plată după ce contul a atins pragul de îmbătrânire, acele plăți pot fi utilizate pentru completarea rezervei, permițând afacerii să mențină acest tip de cuib pentru viitor. .