Ένας εταιρικός ταξιδιωτικός σύμβουλος λειτουργεί ως ειδικός ταξιδιωτικός πράκτορας για μεγάλες επιχειρήσεις. Πρέπει να ερευνήσει και να οργανώσει ταξίδια για μεμονωμένους υπαλλήλους ή μεγάλες ομαδικές εκδηλώσεις, όπως επιχειρηματικές συμβάσεις. Αυτοί οι σύμβουλοι προσφέρουν επίσης πολιτιστικές συμβουλές σε υπαλλήλους που θα ταξιδέψουν διεθνώς, για να τους βοηθήσουν να επικοινωνήσουν αποτελεσματικά με ξένους.
Πολλές μεγάλες επιχειρήσεις έχουν πολλαπλά υποκαταστήματα που βρίσκονται σε όλο τον κόσμο. ένας εταιρικός σύμβουλος ταξιδιών επικοινωνεί με τοπικά ξενοδοχεία κοντά στα υποκαταστήματα και συζητά τις εταιρικές τιμές. Στην πραγματικότητα, ο σύμβουλος μπορεί να δημιουργήσει μια σύμβαση μεταξύ της επιχείρησης και του ξενοδοχείου για να διασφαλίσει ότι οι μελλοντικές κρατήσεις διασφαλίζονται με συμφωνημένη τιμή. Επιπλέον, μπορεί να συζητήσει για τις ομαδικές τιμές εάν το ξενοδοχείο θα χρησιμοποιηθεί από πολλούς υπαλλήλους της εταιρείας ταυτόχρονα, όπως για μια ετήσια εταιρική συνάντηση.
Πριν προτείνει ένα ξενοδοχείο για επιχειρηματικό συμβόλαιο, ο εταιρικός ταξιδιωτικός σύμβουλος θα επισκεφθεί συνήθως το ξενοδοχείο για αξιολόγηση. Οι αίθουσες συνεδριάσεων και τα δωμάτια του ξενοδοχείου ελέγχονται συνήθως για τη συνολική άνεση και ποιότητα για να διασφαλιστεί ότι ταιριάζουν απόλυτα με την εταιρεία. Ο σύμβουλος μπορεί να συναντηθεί με τη διεύθυνση του ξενοδοχείου για να συζητήσει τις ιδιαίτερες ανάγκες που μπορεί να έχει η εταιρεία, όπως η κράτηση ενός ολόκληρου ορόφου δωματίων για μια μεγάλη εταιρική συγκέντρωση.
Η μεταφορά από και προς το ξενοδοχείο, καθώς και κατά τη διάρκεια του ταξιδιού, κανονίζεται κανονικά από τον εταιρικό ταξιδιωτικό σύμβουλο. Κάθε πόλη προσφέρει διαφορετικούς τύπους μεταφοράς. ο σύμβουλος πρέπει να ερευνήσει και να επιλέξει την πιο αξιόπιστη, ασφαλή και οικονομικά αποδοτική μορφή ταξιδιού. Πολλές φορές, ο εταιρικός σύμβουλος ταξιδιών θα συνεργαστεί με μια συγκεκριμένη εταιρεία ενοικίασης αυτοκινήτων και θα δημιουργήσει συμβόλαιο. Αυτή η σύμβαση θα παρέχει μειωμένο επιτόκιο στους ταξιδιώτες που εργάζονται με τη συγκεκριμένη επιχείρηση.
Τα ταξίδια ενέχουν ορισμένους κινδύνους, όπως η απώλεια μιας πτήσης που συνδέει λόγω καθυστερήσεων στο αεροδρόμιο. Ο εταιρικός σύμβουλος ταξιδιού θα παρέμβει για λογαριασμό του ταξιδιώτη και θα προγραμματίσει εναλλακτικά σχέδια ταξιδιού. Ως αποτέλεσμα, ο εργαζόμενος θα ανακατευθυνθεί επαγγελματικά σε άλλο μεταφορικό μέσο, ώστε να μην ακυρωθούν σημαντικές συναντήσεις.
Στην περίπτωση των διεθνών ταξιδιών, ο σύμβουλος πρέπει να είναι καλά εξοικειωμένος με συγκεκριμένα τοπικά έθιμα και νομικά απαιτούμενα ταξιδιωτικά έγγραφα. Οι σύμβουλοι πρέπει να γνωρίζουν όλους τους νόμους περί διαβατηρίων και θεωρήσεων, έτσι ώστε όλοι οι ταξιδιώτες να έχουν ένα εξορθολογισμένο ταξίδι μεταξύ των χωρών. Ορισμένες περιοχές ενδέχεται να έχουν έθιμα που οι περισσότεροι ταξιδιώτες αγνοούν. ο σύμβουλος θα πρέπει να εξηγήσει τυχόν προσβλητικούς όρους ή χειρονομίες χειρός στους ταξιδιώτες, ώστε να μην παρεξηγηθούν σε μια ξένη περιοχή. Για παράδειγμα, η χειρονομία «μπράβο» μπορεί να θεωρηθεί προσβλητική σε ορισμένες χώρες.