Un folder virtual este un instrument utilizat în stocarea și organizarea datelor printr-un sistem de operare (OS) care permite accesul mai ușor la mai multe unități sau sisteme. Utilizatorii de computere pot crea acest tip de folder printr-un sistem de operare sau alt utilitar și apoi îl pot popula cu diverse fișiere și date. Niciuna dintre aceste informații nu există de fapt în folderul virtual, ci se află într-un folder sau director real de pe un hard disk sau alt dispozitiv de stocare a datelor. Acest folder este folosit pur și simplu pentru a organiza fișierele, astfel încât să poată fi accesate rapid și ușor dintr-o singură locație, mai degrabă decât să le găsească pe fiecare individual.
Utilizarea unui folder virtual permite unui utilizator de computer să creeze un director sau o locație în care mai multe fișiere pot fi accesate chiar dacă acestea se află în alte locații. De exemplu, cineva poate folosi un computer care conține două hard disk-uri și este conectat la o rețea cu fișiere pe alte sisteme. În mod normal, acel utilizator ar trebui să navigheze prin mai multe foldere și unități pentru a găsi datele conținute în fiecare dintre aceste locații. Dacă aceste informații sunt importante și utilizate des, atunci accesarea tuturor acestor fișiere ar putea necesita mult timp și poate reduce productivitatea.
Un folder virtual ușurează o mare parte din această problemă și permite accesarea informațiilor mult mai ușor. Acest „dosar” este creat de obicei ca o interogare de căutare care este salvată și stocată ca fișier pe care sistemul de operare al computerului îl poate utiliza ulterior. Un utilizator de computer, de exemplu, poate efectua o căutare pentru fiecare fișier care a fost etichetat cu eticheta „work_project_November”. Această căutare va reveni cu fiecare dintre fișierele care au fost etichetate corespunzător.
Atunci când acel utilizator de computer accesează folderul virtual pentru acea căutare anterioară, atunci sistemul va afișa rapid toate acele rezultate găsite mai devreme. Sistemul de operare poate fi proiectat cu o interfață cu utilizatorul (UI) care face ca rezultatul căutării să funcționeze ca un folder, afișând fișiere și date pentru utilizator. Acesta este în esență un folder virtual care nu conține date reale, dar servește drept acces la informații.
Dacă utilizatorul computerului avea fișiere pe mai multe unități și dispozitive care sunt toate etichetate corespunzător, atunci sistemul de operare le poate găsi și le poate accesa împreună în folderul virtual. Folosind acest folder de fișiere, utilizatorul poate accesa rapid toate aceste date. De obicei, informațiile noi pot fi adăugate cu ușurință, iar fișierele incorecte pot fi eliminate sau etichetate diferit pentru acces viitor. Toate datele rămân în locația inițială, iar folderul virtual acționează pur și simplu ca o metodă organizată pentru a le găsi.