Clasificarea datelor constă în analiza și clasificarea activelor de date ale unei organizații cu scopul de a determina accesul, stocarea și păstrarea adecvate. Este o disciplină din domeniul mai larg al managementului datelor. În plus, face parte din managementul ciclului de viață al informațiilor (ILM).
Ca parte a ILM, clasificarea datelor ajută o organizație să înțeleagă diferite aspecte ale datelor sale, care includ cerințele de securitate, legale și de conformitate, importanța afacerii, nevoile de disponibilitate și locația sa actuală. După ce diferitele aspecte ale datelor au fost înțelese, poate fi implementată o politică adecvată pentru securitatea și păstrarea acestora. Proiectul de clasificare ar trebui să fie întreprins de proprietarii proceselor de afaceri și de reprezentanții legali și de conformitate în parteneriat cu departamentul de tehnologie a informației (IT). Deși instrumentele software sunt disponibile pentru a ajuta la colectarea și analiza, procesul de clasificare a datelor este în primul rând manual și poate consuma mult timp.
Datele sunt considerate unul dintre cele două tipuri: structurate sau nestructurate. Datele structurate se găsesc de obicei în bazele de date. Este adesea informații specifice organizației, cum ar fi înregistrările angajaților, clienților și produselor. De obicei, informațiile nu pot fi accesate direct, dar trebuie accesate printr-o interfață de programare a aplicației (API). Datele nestructurate se găsesc în documente electronice sau pe hârtie, e-mailuri sau alte tipuri de conținut liber, care ar putea include fișiere audio și video.
Clasificarea datelor poate aduce beneficii unei organizații în mai multe moduri. Dovada existenței unei politici și aderarea la aceasta ar putea fi necesară pentru a respecta reglementările guvernamentale privind gestionarea datelor financiare sau sensibile. Cerințele legislației fiscale sunt un exemplu al acestor reglementări. Clasificarea datelor poate aduce beneficii unei organizații în cazul unui litigiu juridic, deoarece clasificarea adecvată a datelor, împreună cu o politică ILM implementată, asigură că datele solicitate de litigii sunt disponibile și că datele străine nu sunt disponibile. Organizația poate fi protejată de acțiunile angajaților nemulțumiți sau de greșelile angajaților prin clasificarea adecvată și restricționarea accesului la date de proprietate, extrem de confidențiale și extrem de secrete.
Alte beneficii ale clasificării datelor includ reducerea potențială a costurilor de backup și stocare, deoarece datele nu vor fi menținute mai mult decât este necesar. Suporturile de stocare a datelor trebuie, de asemenea, adaptate cerințelor de disponibilitate. Cu alte cuvinte, datele care sunt necesare imediat trebuie să fie pe un dispozitiv de stocare care să le permită accesarea imediată, cum ar fi un server de rețea. Datele care nu sunt necesare imediat pot fi stocate pe un dispozitiv care nu oferă acces imediat, cum ar fi banda digitală.
Pe lângă îndeplinirea cerințelor legale și de conformitate, înțelegerea datelor ar putea aduce și alte beneficii importante. Organizația care și-a analizat și clasificat datele ar putea fi capabilă să extragă mai eficient aceste informații în scopuri de luare a deciziilor sau de marketing. Această utilizare mai eficientă a datelor poate duce la o rentabilitate îmbunătățită.