Pentru a gestiona e-mailul în mod uniform în rețele precum Internetul, a fost conceput Protocolul simplu de transfer de e-mail (SMTP) și este protocolul standard utilizat pentru schimbul de e-mail. La nivel de server, SMTP este responsabil atât pentru trimiterea, cât și pentru primirea e-mailurilor între gazdele de retransmisie care direcționează e-mailul prin rețea către destinația sa. La nivel de client (utilizator), majoritatea oamenilor asociază SMTP doar cu trimiterea de e-mailuri, iar adresa serverului de e-mail de ieșire este adesea smtp.[thedomain].com. Cu toate acestea, adresa serverului de e-mail de intrare poate fi numită după un protocol de recuperare, cum ar fi Post Office Protocol 3 (POP3), pop3.[thedomain].com sau Internet Message Access Protocol (IMAP), imap.[thedomain].com .
Furnizorii de servicii de internet (ISP) oferă de obicei clienților săi o adresă POP3. Autentificarea este necesară pentru a colecta e-mailuri de la un server de e-mail de intrare și ia forma adresei de e-mail și a parolei asociate. Aceasta poate fi o parolă proprietară folosită doar pentru e-mail sau parola atribuită contului. Doar un client poate accesa o cutie poștală POP3 la un moment dat și, odată ce e-mailul este colectat, acesta este ștears automat de pe server.
Deși POP3 este eficient, nu este întotdeauna la îndemână. Protocolul IMAP permite preluarea e-mailurilor de pe server, lăsând copii în urmă. Acest lucru este convenabil pentru persoanele care colectează e-mailuri de la mai mulți clienți sau locații. De exemplu, folosind IMAP, utilizatorul poate colecta e-mailuri personale în timp ce este la serviciu pentru a fi la curent cu lucrurile, apoi îl poate șterge de pe mașina de lucru și îl poate colecta din nou de acasă pentru a răspunde. Clientul de e-mail de acasă poate fi apoi configurat pentru a șterge e-mailurile de pe server.
Cei care folosesc asistenți digitali personali (PDA), telefoane mobile și alte dispozitive electronice personale cu acces la e-mail și suport IMAP vor aprecia, de asemenea, posibilitatea de a verifica poșta fără ca procesul să ștergă e-mailul de pe server. Deși la unele e-mailuri se poate răspunde rapid folosind o tastatură cu degetul mare, răspunsurile mai lungi sunt tastate mai convenabil de pe un computer standard ulterior. Folosind protocolul IMAP, e-mailurile de pe serverul de e-mail de intrare pot fi, de asemenea, etichetate sau marcate pentru a indica diferite stări sau condiții. De exemplu, e-mailurile colectate pot fi etichetate ca fiind citite.
POP3 este cel mai adesea asociat cu serviciul de e-mail ISP, în timp ce IMAP este utilizat de obicei de serviciile de e-mail bazate pe Web. Flexibilitatea IMAP poate fi utilizată cu majoritatea conturilor POP3, totuși prin utilizarea unui client de e-mail acceptat de IMAP. Cei mai populari clienți de e-mail de astăzi acceptă atât protocoalele POP3, cât și IMAP.