Protocolul simplu de transfer de e-mail (SMTP) este un set de reguli sau protocoale standardizate pentru trimiterea și primirea e-mailurilor prin rețele precum Internetul. Un computer care rulează SMTP este denumit server de e-mail și, în mod ideal, are un timp de funcționare aproape constant. Serverul de e-mail SMTP poate trimite și primi e-mailuri, deși la nivel de client asociem SMTP cu un server de e-mail de ieșire și Post Office Protocol 3 (POP3) cu e-mailul primit.
Clienții de e-mail necesită o adresă pentru serverul de e-mail de ieșire și pentru serverul POP3 sau de intrare pentru a colecta și trimite e-mail. Furnizorii de servicii de internet (ISP) furnizează aceste adrese clienților în momentul încheierii unui abonament sau contract, iar adresele serverelor de e-mail sunt, de asemenea, enumerate în mod obișnuit pe site-ul ISP-urilor. În unele cazuri, atât e-mailurile trimise, cât și cele primite vor fi gestionate de un singur server, cum ar fi mail.[yourisp].com; dar adesea adresa serverului de e-mail de ieșire seamănă cu smtp.[yourisp].com, iar adresa de intrare, pop3.[yourisp].com.
Autentificarea este necesară pentru a accesa un server de e-mail de ieșire, constând din numele de utilizator și parola asociate contului ISP-ului clientului. Acest lucru protejează ISP-ul de gestionarea e-mailurilor trimise generate de non-clienți, care ar putea să-și blocheze rapid resursele. În plus, autentificarea permite administrației serverului să controleze mai ușor activitatea pe serverul său de e-mail de ieșire pentru a ajuta la prevenirea abuzurilor precum spam-ul și frauda.
Odată ce e-mailul este trimis către un server de e-mail de ieșire, serverul SMTP asociat citește anteturile mesajului de e-mail pentru a retransmite mesajul la destinație. Un dialog începe între el și următorul server de e-mail de-a lungul rutei. Dialogul ia forma unui set de cereri și răspunsuri, care mută e-mailul înainte la destinația sa finală. E-mailul poate călători prin mai multe gazde intermediare înainte de a ajunge la gazda care servește drept server de e-mail de intrare pentru destinatar. Dacă există o problemă pe parcurs, e-mailul poate fi trimis înapoi pentru a-și urmări ruta către expeditor, ajungând ca nelivrabil.
Un serviciu de e-mail bazat pe web rulează propriile servere de e-mail care funcționează exact ca serverele de e-mail ale unui ISP. Singura diferență este că clienții se conectează la site-ul web pentru a citi, scrie și trimite e-mailuri, în loc să deschidă un client de e-mail personal de pe desktop. Webmail precum Gmail® este foarte popular deoarece face e-mailul accesibil de pe orice computer cu o conexiune la Internet. De asemenea, împiedică descărcarea e-mailurilor încărcate de viruși pe hard disk-ul personal, deoarece e-mailurile ajung (și sunt citite) de pe serverul site-ului web.
Este important de reținut că e-mailul ar trebui să fie considerat public, deoarece este trimis în clar; un termen folosit pentru comunicațiile text simplu trimise printr-o rețea care poate fi citită de oricine. De la serverul de e-mail de ieșire la numeroasele gazde de retransmisie și serverul de e-mail final de intrare, e-mailul este mai puțin privat decât o carte poștală trimisă prin e-mail standard și mai mult cu serviciile bazate pe Web care se bazează pe marketing. Numai e-mailul criptat este considerat privat, deoarece este pus într-un cifru ilizibil înainte de a fi trimis și este necriptat de destinatar la sosire. Cele mai populare programe de e-mail au capacitatea de a utiliza un plug-in terță parte pentru a oferi criptare încorporată, inclusiv clienții de e-mail Microsoft® și Mozilla® Thunderbird™.