Procesele-verbale sunt note luate ca o modalitate de a ține o evidență a întâlnirii unei afaceri sau a unui grup. Acestea sunt de obicei înregistrate de o persoană nominalizată, deși acest lucru se poate schimba de la o întâlnire la alta. Procesul-verbal al ședinței ar trebui să includă informații despre locul și când a avut loc o ședință, cine a participat, ce s-a discutat în ședință și orice acorduri și decizii care sunt luate.
În afară de conținutul de afaceri, formatul procesului-verbal nu se schimbă de obicei de la o întâlnire la alta. Procesul-verbal trebuie să înceapă cu locul în care are loc ședința și data ședinței. De asemenea, trebuie înregistrată ora întâlnirii, împreună cu numele întreprinderii sau asociației. Persoanele care sunt prezente la ședință trebuie să fie înregistrate, precum și cei care lipsesc. Procesul-verbal de întâlnire este de obicei distribuit atât delegaților absenți, cât și celor prezenți.
Următorul punct va fi aprobarea procesului-verbal al ultimei ședințe. De asemenea, ar trebui să existe o secțiune specială pentru orice probleme care apar cu privire la procesul-verbal al ultimei ședințe. De obicei, membrii care au lipsit de la ultima ședință vor avea câteva puncte de adus în discuție.
Următorul proces-verbal vor fi puncte de pe ordinea de zi. Acestea vor ține cont de punctele principale care vor fi discutate la întâlnire. Deciziile și acordurile luate vor fi, de asemenea, înregistrate în acest moment.
Persoana care întocmește procesele-verbale nu ar trebui să încerce să noteze fiecare punct sau discuție făcută la întâlnire. Aceste note nu sunt o copie exactă a fiecărui cuvânt spus și trebuie înregistrate doar deciziile și acordurile importante. Procesul-verbal trebuie să conțină, de asemenea, numele fiecărei persoane care face o mișcare sau un punct de afaceri.
Procesul-verbal de întâlnire ar trebui să includă participanții care au fost pro sau împotriva anumitor decizii și acorduri. În cazul în care se votează pe o anumită problemă, procesul-verbal trebuie să consemneze cine a votat pentru sau împotrivă, precum și numele abținerilor și modul în care a fost votat.
Unul dintre punctele finale ar trebui să fie orice altă mișcare de afaceri. Acest lucru le oferă oamenilor șansa de a-și expune opiniile sau de a pune puncte celorlalți delegați. La sfârșit, trebuie înregistrate data, locul și ora următoarei întâlniri și numele persoanei care întocmește procesul-verbal.
Procesul-verbal al ședinței trebuie întocmit cât mai curând posibil după întâlnire pentru a păstra punctele proaspete în mintea persoanei care a luat notele. O copie a procesului-verbal trebuie distribuită tuturor membrilor grupului – atât celor care au participat, cât și celor care au lipsit – înainte de următoarea întâlnire. Acest lucru va oferi membrilor timp suficient pentru a se pregăti.