Procesul-verbal de ședință este un raport al unei ședințe oficiale, de obicei a unui consiliu de administrație pentru o companie sau o entitate guvernamentală. Cu toate acestea, multe grupuri de voluntari păstrează, de asemenea, procesele-verbale ale întâlnirilor pentru a face o evidență istorică a tuturor înregistrărilor, deciziilor și proiectelor de lege aprobate. Procesele-verbale sunt în mod normal întocmite de o persoană și apoi aprobate la următoarea ședință a consiliului de administrație, odată ce toți membrii consiliului au avut ocazia să revizuiască și să facă orice corecții.
De cele mai multe ori, procesele-verbale de întâlnire sunt o relatare foarte tehnică și faptică a ceea ce a avut loc la întâlnire. Aprobarea procesului-verbal se face, de obicei, cu foarte puține discuții sau fără discuții. Cu toate acestea, în unele cazuri, cum ar fi dacă există o problemă foarte controversată sau o eroare, poate exista o cantitate considerabilă de discuții. De obicei, marea majoritate a membrilor sunt de acord cu ceea ce ar trebui să spună procesul-verbal. Ele nu devin o parte oficială a evidenței până când nu sunt aprobate de consiliu.
Formatul proceselor verbale de întâlnire poate varia de la organizație la organizație, dar de obicei este foarte simplu. Începe prin a enumera ședința corpului, indică data și ora ședinței, membrii prezenți și oferă o scurtă trecere în revistă a fiecărui punct de pe ordinea de zi și o înregistrare a votului, dacă a fost luat, pentru fiecare punct. De asemenea, va nota ora amânării și, de obicei, va enumera data și ora următoarei întâlniri.
Procesul-verbal de ședință este întocmit de o persoană desemnată ca secretar. În funcție de situație, acesta poate fi sau nu membru al consiliului. Dacă nu este membru al consiliului, întreaga sarcină a secretarului va fi să ia notițe. Dacă este un membru al consiliului, munca este oarecum mai dificilă, deoarece se poate aștepta ca ei să participe la discuții și să voteze pe lângă luarea de note. În general, pentru un organism guvernamental sau o companie, secretarul nu va fi membru al consiliului. Pentru organizațiile de voluntari, secretarul este de obicei în consiliu și ia în considerare un ofițer de consiliu.
Procesele-verbale pot diferi de alte relatări ale unei întâlniri, cum ar fi cele găsite într-un ziar, deoarece procesele-verbale sunt de natură foarte cronologică. Fiecare element din proces-verbal este raportat în ordinea în care s-a întâmplat. Dacă o întâlnire este tratată într-un ziar, reporterul va începe în general să scrie despre problema care este considerată cea mai demnă de știre. Alte probleme pot fi acoperite sau nu, în funcție de importanța lor relativă. De menționat că fiecare tip de cont, procesul-verbal de ședință și articolul din ziar, este corect pentru stilul său particular.