Procesul-verbal de întâlnire este o înregistrare scrisă a principalelor subiecte abordate și a deciziilor luate în timpul unei întâlniri. La o ședință oficială a Consiliului de Administrație, secretarul Consiliului este de obicei responsabil pentru înregistrarea proceselor-verbale ale ședinței, care sunt apoi considerate documente legale importante. Multe ședințe încep cu o revizuire a procesului-verbal de la ultima ședință, care este plasată în primul rând pe ordinea de zi a ședinței. Dacă participanții la întâlnire sunt de acord că acele procese-verbale reflectă cu exactitate ceea ce sa întâmplat în timpul ultimei întâlniri, atunci ele sunt aprobate oficial la întâlnirea curentă.
O persoană responsabilă cu înregistrarea proceselor-verbale de întâlnire va nota adesea punctele esențiale pe măsură ce apar în timpul întâlnirii, cum ar fi ce subiecte importante au fost discutate, ce declarații și întrebări importante au fost ridicate și de către cine și ce acțiuni sau sarcini au apărut în urma întâlnirii și cărora le-au fost repartizate. Aceste note, scrise cu stenografie, sunt apoi tastate într-un document formal, uneori de către o altă persoană decât notatorul, iar documentul este păstrat ca o evidență a progresului întâlnirii. Persoana desemnată să întocmească procesele-verbale va înregistra uneori întâlnirea și pe un magnetofon în locul sau în plus față de luarea de note de mână. Banda poate fi apoi conectată la un dictafon pentru a transcrie înregistrarea într-un proces verbal formal.
Un document formal al procesului-verbal de întâlnire începe, de obicei, prin menționarea numelui companiei sau organizației; locația, ora și data întâlnirii; și o listă a persoanelor prezente la întâlnire (participanți). În continuare, procesul-verbal trebuie să menționeze sub formă de paragraf sau marcator ce subiecte au fost abordate la ședință, scrise în ordinea în care au fost discutate. Atunci când o persoană face un punct important, numele vorbitorului ar trebui să fie atribuit punctului, așa cum este consemnat în procesul-verbal. Parafrazarea punctului vorbitorului este în general acceptabilă în minute în loc de ghilimele textuale.
Deoarece nu tot ceea ce s-a spus în timpul unei întâlniri poate sau ar trebui să fie inclus în procesul-verbal, o regulă de bază este să vă asigurați că orice decizii oficiale luate și rezoluții adoptate de organizație sunt păstrate cu cea mai mare prioritate. Orice rapoarte financiare sau declarații care au fost prezentate în timpul ședinței, sau chestiunile juridice discutate, ar trebui, de asemenea, incluse în procesul-verbal al ședinței.