O declinare a răspunderii prin e-mail este o declarație adăugată în partea de jos a unui e-mail pentru a limita responsabilitatea unei companii în cazul unei probleme sau a unui proces. Deși o declinare a răspunderii prin e-mail nu împiedică o companie să fie dată în judecată, poate ajuta în primul rând să descurajeze oamenii să dea în judecată. Un e-mail de declinare a răspunderii poate, de asemenea, arăta instanței că compania a luat măsuri pentru a încerca să prevină apariția problemei în primul rând. Exemple obișnuite de declinare a răspunderii prin e-mail sunt cele care afirmă că o companie nu este responsabilă pentru niciun virus care poate proveni de la un e-mail al angajatului sau că destinatarului e-mailului îi este interzis să partajeze informații sensibile găsite în mesaj.
Tipurile de declinare a răspunderii prin e-mail variază în funcție de ceea ce compania încearcă să se protejeze. Exemplele comune se referă la informații confidențiale, acțiunile angajaților unei companii și regulile privind limitarea contractelor. Companiile pot adăuga o declinare a răspunderii prin e-mail la toate e-mailurile care afirmă că angajații nu pot încheia un contract fără a fi aprobat în prealabil prin intermediul companiei și care afirmă că compania nu este responsabilă dacă un angajat trimite un virus sau alte informații necorespunzătoare prin sistemul de e-mail al companiei. .
Ideea din spatele declinării răspunderii prin e-mail este pur și simplu de a afirma că compania a făcut tot posibilul pentru a preveni informațiile inexacte sau periculoase să ajungă în sistemul de e-mail, dar că compania nu este răspunzătoare dacă o face. Pentru a susține acest lucru, compania ar trebui să instituie o politică pentru angajați cu reguli care să precizeze foarte clar ce poate și nu poate face angajatul prin sistemul de e-mail al companiei. Dacă este dusă în instanță, compania poate prezenta atât declinarea răspunderii, cât și politica de e-mail ca dovadă că a luat toate măsurile necesare pentru a preveni apariția oricăror probleme.
Deși declinarea răspunderii prin e-mail poate ajuta la protejarea unei companii, acestea nu sunt sigure. Dacă compania încalcă legea sau este dat în judecată, declinarea răspunderii prin e-mail o poate proteja sau nu într-o instanță de judecată. Nu servește ca o declarație legală, ci mai degrabă un semn că compania a luat toate măsurile disponibile pentru a preveni acțiunile ilegale.
Un alt mod important în care o companie se poate proteja este să se asigure că declinarea răspunderii prin e-mail este scurtă, ușor de înțeles și ușor de identificat, astfel încât să nu fie confundată cu textul obișnuit al e-mailului. Declinările de răspundere într-un font de culoare diferită sau cu o dimensiune mare a fontului vor atrage atenția asupra lor. O companie ar trebui să se consulte cu un avocat sau cu alt consilier juridic dacă are nevoie de ajutor pentru a scrie un e-mail de declinare a răspunderii. Dacă compania consideră că are un risc ridicat de a fi dat în judecată, ar trebui să ia alte măsuri mai obligatorii din punct de vedere juridic pentru a preveni apariția unor probleme.