O copie certificată este o copie duplicată a unui document legal care este validată ca o reproducere adevărată, recunoscută legal, a documentației originale. Detaliile și cerințele exacte ale unei copii certificate variază în funcție de regiune, dar există câțiva factori aplicabili aproape tuturor documentelor legale de acest tip, indiferent de locația geografică. O copie legalizată este frecvent o fotocopie și poartă sigiliul și/sau semnătura unui notar public sau a unei alte persoane fizice care reprezintă instituția care emite documentul.
Copiile certificate pot fi obținute din mai multe motive. Certificatele de naștere, certificatele de căsătorie, hotărârile de divorț, foile matricole și înregistrările publice sunt toate exemple de documente obținute de obicei în formă de copie certificată. Este important de reținut că o copie certificată nu înseamnă că informațiile de pe document sunt corecte sau autentice; se afirmă pur și simplu că copia este o reproducere fidelă a documentului original. Cu alte cuvinte, dacă documentul original este incorect, copia certificată va fi la fel.
Locații diferite au reguli diferite privind copiile certificate. În Statele Unite, de exemplu, multe state permit notarului public autorizat să verifice și să valideze copiile ca duplicate adevărate ale originalului. În majoritatea statelor, notarul public va ștampila copia cu un sigiliu special care ridică ușor o mică parte a hârtiei într-un design unic. Desenul poartă de obicei sigiliul oficial al statului în care este atestat notarul public.
Nu există reguli guvernamentale referitoare la copiile certificate în Australia. Australienii folosesc în primul rând o copie certificată ca o modalitate de a ilustra faptul că o fotocopie este o reproducere exactă a documentului original. Având în vedere că nu există legi care să dicteze parametrii unei copii certificate, acestea pot fi achiziționate cu puțină agitație de la o varietate de birouri administrative. O copie certificată a actului de identitate este unul dintre cele mai comune tipuri de copii certificate în Australia.
Copiile certificate ale actului de identitate sunt ușor de obținut și în Regatul Unit. Oficiile poștale pot îndeplini această funcție, iar pentru o taxă nominală, o persoană poate solicita oficiului poștal să studieze, să verifice și să valideze până la trei copii ale documentației legale. Deși nu toate oficiile poștale din Anglia pot îndeplini această funcție, multe oferă serviciul și, de obicei, vor face publicitate acestui fapt. Persoana autorizată va examina îndeaproape ambele documente, va scrie pe copie cuvintele „Această copie este o asemănare adevărată cu originalul”, va semna copia și o va ștampila.