Copiile conformate sunt copii exacte ale unui document care este pregătit atunci când nu este posibil să se dubleze pur și simplu o copie a documentului original. În esență, acest lucru face ca copia conformată să fie o recreare a originalului. Pentru a fi acest tip de copie, documentul trebuie să cuprindă toate elementele originalului, fără modificări de redactare sau structură, oricât de mici sau nesemnificative ar putea apărea modificările.
O copie conformă poate fi utilizată într-un număr de cazuri. Sistemele judiciare permit utilizarea unor astfel de documente și, adesea, le folosesc în scopuri de depozitare. Atunci când acesta este cazul, copia este dactilografiată și construită exact ca originalul. În plus, orice notație scrisă de mână în margini vor fi incluse și pe document. Un grefier va compara copia cu originalul pentru a se asigura că toate aspectele celor două documente sunt similare, inclusiv datele. Dacă semnătura unui judecător apare pe original, judecătorul poate semna și copia conformă sau numele judecătorului poate fi dactilografiat și datat în câmpurile corespunzătoare. Odată ce comparația este completă și grefierul stabilește că documentele sunt oglindă unul pentru celălalt, copia este ștampilată și i se atribuie o dată de depozitare.
Companiile folosesc și ele acest format. Acesta este adesea cazul când mai multe departamente au nevoie de acces la contracte și alte documente importante. Documentele originale semnate sunt de obicei păstrate într-o locație sigură, în timp ce o copie sau copii conformate sunt puse la dispoziție pentru uz general între diferitele departamente din cadrul organizației. Această abordare asigură că există întotdeauna o copie a documentului original semnat la îndemână, dar permite acces pe scară largă la termenii și condițiile unui anumit document celor care au nevoie de aceste informații pentru a ajuta clienții sau pentru a-și îndeplini în alt mod sarcinile legate de muncă.
Aceeași persoană care a servit ca semnatar pe documentul original poate semna o copie conformă. Dacă acest lucru nu este posibil sau practic, numele persoanei poate fi introdus în câmpul pentru semnătură. În același mod, este posibilă certificarea sau legalizarea unei copii conformate. Cu toate acestea, această acțiune este de obicei considerată inutilă.