Confidențialitatea la locul de muncă este un cadru de proceduri și politici la locul de muncă conceput pentru a menține integritatea informațiilor confidențiale sau potențial compromițătoare manipulate la locul de muncă. Pentru anumite tipuri de informații, există legi cu privire la modul în care ar trebui să fie tratate informațiile, concepute pentru a menține confidențialitatea persoanelor care au încredere în companii cu informații confidențiale. Pentru alții, nicio lege specifică nu dictează practici de manipulare a informațiilor, dar locul de muncă dezvoltă cele mai bune practici pe motiv că informațiile ar trebui protejate.
Informațiile confidențiale gestionate la locul de muncă includ lucruri precum înregistrările clienților, planificarea și prognoza afacerii, înregistrările angajaților și informațiile colectate în cursul cercetării și dezvoltării. Confidențialitatea la locul de muncă necesită ca aceste informații să fie identificate și securizate pentru a preveni accesul sau eliberarea neautorizată a informațiilor și include totul, de la politicile privind utilizarea internetului la locul de muncă până la acordurile de confidențialitate din contractele angajaților.
Încălcarea confidențialității la locul de muncă poate duce la o serie de probleme. Clienții tind să nu colaboreze cu companii pe care le consideră nedemne de încredere, iar consumatorii pot avertiza în mod special oamenii, departe de companiile care au manipulat greșit informațiile private, cum ar fi adresele, înregistrările de achiziție și numerele cărților de credit. Companiile pot experimenta, de asemenea, compromisuri în planurile lor de afaceri pe termen lung, dacă informațiile despre produsele în dezvoltare sau despre ideile pe care o companie le are în vedere sunt lansate prematur.
Multe companii trebuie să adune informații ca parte a activității lor, de la spitale care păstrează înregistrările pacienților până la furnizorii de servicii de internet care înregistrează trafic în scopuri de cercetare și pentru a identifica activități neautorizate. Clienții recunosc că aceste informații trebuie colectate și, în schimb, se așteaptă la un anumit grad de confidențialitate. Dezvoltarea de politici precum păstrarea informațiilor în zone de stocare încuiate și limitarea accesului la persoanele cu autorizație sau nevoia de a cunoaște este importantă pentru păstrarea confidențialității informațiilor.
Locurile de muncă au, de asemenea, înregistrări ale angajaților care includ informații de identificare despre angajați, documentație privind statutul de imigrare, înregistrări de salarizare, înregistrări de performanță și așa mai departe. De asemenea, departamentele de resurse umane trebuie să practice confidențialitatea la locul de muncă pentru a proteja aceste informații și pentru a preveni utilizarea lor în moduri neadecvate. Utilizarea neloială a informațiilor despre angajați ar putea duce la un proces pe motiv de încălcare a confidențialității.
În locurile de muncă în care legile privind confidențialitatea dictează modul în care informațiile pot fi procesate, stocate și manipulate, angajații pot urma cursuri de formare privind confidențialitatea la locul de muncă pentru a învăța cum să gestioneze informațiile în mod corespunzător. Această instruire este utilizată pentru a familiariza angajații cu legile relevante și cu procedurile utilizate într-o anumită companie pentru a respecta legea. Angajații instruiți pot fi, de asemenea, implicați în formarea noilor angajați și în dezvoltarea politicilor, procedurilor și manualelor angajaților.