Ο καταχωρητής είναι υπάλληλος γραφείου που συνεργάζεται, οργανώνει και αποθηκεύει πληροφορίες όπως αναφορές, αρχεία, πρακτικά συνεδριάσεων, καθολικά και διάφορες αλληλογραφίες. Είναι υπεύθυνος για την τήρηση των αρχείων με τάξη, καθώς και για εύκολη πρόσβαση για άλλους εργαζόμενους ή εξωτερικά μέρη, όπως δικηγόρους που μπορεί να χρειάζονται τις πληροφορίες. Τα οικονομικά βιβλία, τα αρχεία και οι αποδείξεις μιας εταιρείας πρέπει να τηρούνται με ενημερωμένη παραγγελία από έναν καταχωρητή για φορολογικούς σκοπούς.
Τα φορολογικά αρχεία πρέπει να τηρούνται και να ενημερώνονται συνεχώς με εμπεριστατωμένο τρόπο, συμπεριλαμβανομένων των αναλύσεων των εξόδων. Απαιτούνται οικονομικά αρχεία όπως αποδείξεις για την απόδειξη των πληροφοριών σχετικά με τις φορολογικές δηλώσεις της εταιρείας. Η διαχείριση οικονομικών αρχείων επιχειρήσεων χωρίζεται στις κύριες κατηγορίες εισπρακτέων και πληρωτέων. Οι εισπρακτέοι λογαριασμοί είναι πληρωμές που πραγματοποιούνται από πελάτες, ενώ οι πληρωτέες συναλλαγές είναι εξοπλισμός και άλλα είδη που αγοράζει η εταιρεία.
Ο καταχωρητής πρέπει να διατηρεί έναν κατάλογο πελατών που έχουν καθυστερήσει να πληρώσουν, διότι αυτό αντιπροσωπεύει έλλειμμα ή μείωση αυτού που θα έπρεπε να λάβει η εταιρεία για πληρωμές σύμφωνα με την τιμολόγησή της. Τα τιμολόγια εκδίδονται τη στιγμή που ο πελάτης λαμβάνει ένα αγαθό ή υπηρεσία και αριθμούνται με διαδοχική σειρά. Οι πελάτες με μετρητά πληρώνουν αμέσως τιμολόγια, ενώ όσοι έχουν πιστωτικούς λογαριασμούς πληρώνουν το σύνολο του λογαριασμού τους κάθε μήνα ή άλλο συμφωνημένο σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα. Οι υπεύθυνοι καταγραφής πρέπει να είναι βέβαιοι ότι όλα τα τιμολόγια λογίζονται. τυχόν ακυρωμένες παραγγελίες πελατών σημειώνονται ως “άκυρες”, ενώ οι καταστάσεις εκδίδονται σε πιστωτικούς πελάτες. Οι καταστάσεις είναι έγγραφα που αποστέλλονται τακτικά σε πιστωτικούς πελάτες που περιλαμβάνουν τα ποσά που έχουν ή δεν έχουν πληρώσει προς τιμολόγια στους πιστωτικούς τους λογαριασμούς.
Οι καταγραφείς κατηγοριοποιούν τα μετρητά, τις πωλήσεις, τη μισθοδοσία και τις αγορές της εταιρείας σε πληροφορίες που εντοπίζονται εύκολα και ταιριάζουν σε ένα συνολικό σύστημα, όπως το μηχανογραφημένο λογισμικό λογιστικής. Στα μηχανογραφημένα λογιστικά συστήματα, οι υπεύθυνοι καταγραφής ενδέχεται να είναι υπεύθυνοι για τη λήψη τραπεζικών πληροφοριών μιας εταιρείας σε προγράμματα λογισμικού. Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας αρχείων σε περίπτωση πυρκαγιάς γραφείου ή άλλης έκτακτης ανάγκης είναι μια άλλη κοινή ευθύνη. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ένας υπεύθυνος καταγραφής μπορεί να χρειαστεί να καταγράψει ορισμένες αποδείξεις και αντικείμενα σε ένα βιβλίο βιβλίου. Οι φύλακες αρχείων είναι συχνά υπεύθυνοι για τα μικρο μετρητά και παρακολουθούν τις αγορές προμηθειών γραφείου.
Ένας αποτελεσματικός καταγραφέας οργανώνει και αρχειοθετεί αντικείμενα καθημερινά αντί να αφήνει τις αποδείξεις και τις πληροφορίες να συσσωρεύονται. Αυτή η καθημερινή τήρηση αρχείων είναι ένα κύριο μέρος αυτού του είδους της εργασίας του υπαλλήλου γραφείου, αλλά μπορεί να ανατεθεί και άλλη διοικητική εργασία. Οι φύλακες καταγράφουν συχνά πρακτικά στις συνεδριάσεις, πριν διανείμουν και αργότερα αποθηκεύσουν τις πληροφορίες.