Regulamin to zasady i procedury stosowane przez każdą organizację w celu ustanowienia zarządu, członków kadry kierowniczej i członkostwa oraz prowadzenia działalności operacyjnej i administracyjnej. Osoba lub komisja odpowiedzialna za pisanie regulaminu organizacji non-profit powinna być zaznajomiona z wszelkimi wymogami rządowymi dotyczącymi dokumentu, a także z ogólnymi celami i potrzebami organizacji. Kiedy piszesz regulamin organizacji non-profit, powinien on zawierać wszelkie wymagane informacje, przedstawiać jasny zarys prowadzenia organizacji oraz być tak jasny i zwięzły, jak to tylko możliwe.
Statut organizacji non-profit powinien zawierać zasady i procedury tworzenia rady dyrektorów. Obejmuje to częstotliwość i procedurę wyboru lub mianowania członków zarządu, a także długość ich kadencji oraz liczbę kolejnych kadencji, jakie mogą pełnić. Regulamin powinien zawierać informacje o sposobie prowadzenia posiedzeń zarządu, a także o minimalnej liczbie członków wymaganej do udziału w głosowaniu. Procedury usunięcia członka zarządu, jeśli to konieczne, powinny być bardzo jasno określone w regulaminie. Dobrym pomysłem jest również oświadczenie opisujące granice odpowiedzialności członków zarządu.
Wybory funkcjonariuszy również powinny być ujęte w regulaminie. Organizacja non-profit określi, którzy funkcjonariusze są potrzebni do skutecznego prowadzenia działalności, a następnie ustali zasady wyboru funkcjonariuszy i długość ich kadencji. Obowiązki, odpowiedzialność i uprawnienia każdego funkcjonariusza powinny być szeroko, ale jasno określone. Ponadto dobrym pomysłem jest dołączenie oświadczenia o tym, którzy członkowie lub asystenci będą mieli prawo stanąć w miejscu, gdy funkcjonariusz jest czasowo nieobecny.
Organizacja powinna zdecydować, czy będzie miała prawo głosu. Jeżeli członkostwo ogólne ma prawo do głosowania w pewnych kwestiach, regulamin powinien określać procedury tego głosowania. Zazwyczaj obejmuje to definicję, kto jest członkiem, indywidualne prawa członka jako części organizacji oraz proces organizowania spotkań i głosowania w sprawach.
Chociaż konieczne jest przestrzeganie wszystkich obowiązujących przepisów dotyczących regulaminów organizacji non-profit, powinny one być jak najkrótsze i wystarczająco szerokie, aby zapewnić organizacji pewną elastyczność. Na przykład, zamiast mówić, że rada będzie spotykać się o 6:00 w trzeci wtorek każdego miesiąca, bardziej elastyczne jest stwierdzenie, że rada będzie spotykać się w regularnych odstępach czasu, ale przynajmniej raz na kwartał. Pozwala to organizacji na pewną elastyczność w zakresie zmiany dni i godzin spotkań w razie potrzeby, przy zachowaniu zgodności z własnym regulaminem. To tylko jeden możliwy przykład; pojęcia zwięzłości i elastyczności powinny zasadniczo mieć zastosowanie wszędzie tam, gdzie to możliwe.
Po napisaniu regulaminu, zatwierdzeniu go przez zarząd i przedłożeniu odpowiednim władzom zarządzającym, powinien on być regularnie przeglądany, być może co trzy do pięciu lat. Organizacja non-profit w ciągu swojego życia może zmieniać kierunek i koncentrować się na zmieniających się potrzebach jej członków. Lokalne i regionalne przepisy dotyczące statutów organizacji non-profit mogą również od czasu do czasu ulegać zmianom. Regulamin powinien odzwierciedlać i wspierać ogólny cel organizacji i będzie musiał być okresowo zmieniany i aktualizowany w miarę rozwoju i dojrzewania organizacji non-profit. Dobrym pomysłem jest również, aby wszelkie istotne zmiany w regulaminie zostały sprawdzone przez doświadczonego prawnika, aby zapewnić zgodność ze wszystkimi obowiązującymi przepisami.