Protokoły korporacyjne to udokumentowane notatki dotyczące zagadnień omawianych podczas pewnego rodzaju spotkania biznesowego. Protokoły z posiedzeń tego typu są powszechnie przygotowywane na potrzeby różnego rodzaju wydarzeń, takich jak spotkania akcjonariuszy i dyrektorów. Rejestry korporacyjne tego typu są zazwyczaj przeglądane i poprawiane w miarę potrzeb na kolejnych spotkaniach i stają się częścią stałych rejestrów prowadzonych przez większość korporacji.
W zestawie protokołów korporacyjnych można zawrzeć szeroki zakres informacji. Zazwyczaj zawarte w nim szczegóły skupiają się na dokładnym nagrywaniu dyskusji na różne tematy związane z działalnością firmy. Typowe przykłady pozycji znalezionych w protokołach korporacyjnych obejmują dyskusję, przyjęcie lub zmianę planów biznesowych i procedur, wybór i uznanie nowych członków kadry kierowniczej w firmie oraz decyzje o emisji lub sprzedaży akcji. Nawet takie kwestie, jak pakiety restrukturyzacyjne dla pracowników czy rozważanie pomysłu sprzedaży lub połączenia firmy mogą być omawiane podczas spotkania i dokumentowane w oficjalnych protokołach.
W wielu jurysdykcjach firmy są prawnie zobowiązane do przechowywania protokołów korporacyjnych z określonych rodzajów zgromadzeń, takich jak zgromadzenia akcjonariuszy lub dyrektorów, podczas których odbywają się wybory. Nawet jeśli lokalne przepisy nie wymagają zachowywania protokołów z niektórych rodzajów spotkań korporacyjnych, wiele firm decyduje się na to jako sposób na tworzenie ciągłej historii firmy i upewnienie się, że kluczowe tematy i dyskusje są dostępne do wglądu w przyszłych terminach . Ponieważ protokoły korporacyjne są często uważane za dopuszczalne na rozprawach sądowych, bardzo ważne jest, aby protokoły były dokładne i zatwierdzone przez osoby uczestniczące w posiedzeniu.
Istnieje kilka różnych podejść do sporządzania protokołów korporacyjnych. Jedno podejście polega na obecności osoby przeszkolonej jako dyktafon, która robi notatki podczas samego spotkania. Dziś coraz częściej spotkanie jest nagrywane zwykłym sprzętem do nagrywania dźwięku, co umożliwia przygotowanie dokumentu tekstowego w późniejszym terminie. Niektóre firmy zawierają nawet dane wizualne w protokołach, takie jak włączenie prezentacji slajdów, która jest pokazywana akcjonariuszom, łącząc pomoc tekstową i wizualną, aby zapewnić pełniejszą historię tego, co miało miejsce na spotkaniu.
Przy każdym podejściu przygotowywany jest oficjalny zapis i przekazywany członkom zarządu lub udziałowcom do przeglądu. Na następnym zaplanowanym spotkaniu protokoły korporacyjne są przeglądane i w razie potrzeby poprawiane. Faktyczny proces przeglądu i wprowadzania poprawek może być nieco rozluźniony, chociaż nie jest niczym niezwykłym, że niektóre firmy wykorzystują procedury parlamentarne, jak opisano w pracach takich jak Regulamin Roberta, aby rozpoznawać, rozważać i ostatecznie zatwierdzać lub odrzucać sugestie zmian lub zmian w trakcie przeglądu proponowanych protokołów. Gdy uczestnicy zgodzą się, że protokół jest kompletny i dokładny, zostaje on zatwierdzony i staje się częścią oficjalnych rejestrów firmy.