Rejestr funkcjonalny, zwany również rejestrem operacyjnym, to pisemny dokument, który przedstawia działania firmy i zdarzenia towarzyszące. Rejestruje określone informacje w określonym formacie, ale nie jest rejestrem administracyjnym. Ten typ dokumentu jest najczęściej tworzony w czasie lub w pobliżu czasu wystąpienia działania i jest zwykle uważany za najbardziej niezawodną wersję zdarzeń, ponieważ jest tworzony w czasie zbliżonym do przedstawianych informacji.
Firmy prowadzą rejestry, dzięki czemu mogą działać wydajniej, informować inwestorów i agencje rządowe o swoich działaniach oraz oceniać wyniki na tle historycznym. Wiele formularzy tworzonych przez firmę w celu prowadzenia ewidencji ma charakter administracyjny, na przykład arkusze kontaktowe pracowników. Formularze te dokumentują standardowe operacje biurowe i rzeczy, które menedżerowie spodziewają się regularnie.
Często firmy muszą przechwytywać informacje, które nie są administracyjne ani standardowe. Informacje te są często unikatowe w czasie, chociaż sposób ich rejestrowania może być jednolity. Aby udokumentować te informacje, firma wykorzystuje zapis funkcjonalny lub pisemny zapis tego, co się wydarzyło, co pozwala firmie na jednoczesne założenie konta i odzyskanie informacji w przyszłości, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Istnieje wiele różnych typów rekordów funkcjonalnych. Być może najłatwiejszym sposobem zrozumienia użycia tego rodzaju narzędzia jest zbadanie kilku typowych przykładów. Raport o incydentach jest rodzajem rejestru funkcjonalnego. Firmy często wymagają od personelu wypełnienia raportu o incydencie, który szczegółowo opisuje, co się stało, jeśli pracownik lub klient dozna obrażeń na miejscu lub podczas prowadzenia działalności firmy. Ten funkcjonalny zapis jest wypełniany tylko wtedy, gdy jest to potrzebne, ale ma kluczowe znaczenie, ponieważ dokumentuje wydarzenia słowami zaangażowanych osób, zbliżone do czasu, kiedy wydarzenie się wydarzyło.
Innym rodzajem rekordu funkcjonalnego jest formularz opinii klientów. Nie każdy klient wypełni formularz opinii, a klient zwykle robi to tylko wtedy, gdy ma coś konkretnego do powiedzenia na temat usługi w bieżącym dniu. Formularz opinii jest funkcjonalnym zapisem, ponieważ dokumentuje unikalne wydarzenie, które miało miejsce w określonym czasie, słowami osoby zaangażowanej.
Bilet wycieczkowy to funkcjonalny zapis, który jest wypełniany częściej. Często firma każe swoim kierowcom wypełnić raport ze szczegółami podróży za każdym razem, gdy kierowca wyjeżdża służbowym pojazdem. W ten sposób, jeśli kierownik musi odpowiedzieć na pytania dotyczące pracy pojazdu, które miały miejsce w przeszłości, ma do wglądu przygotowany przez kierowcę współczesny opis czynności.
Rejestry funkcjonalne mogą zapewnić firmie ochronę przed odpowiedzialnością. Klienci i pracownicy często mają lata na wniesienie pozwu przeciwko firmie za szereg wykroczeń cywilnych. Bez współczesnego zapisu wydarzeń trudno byłoby firmie udowodnić, co dokładnie wydarzyło się w przeszłości.