Proces funkcjonalny to najniższa część obszaru funkcjonalnego firmy, którą może być dział biznesowy, taki jak księgowość, produkcja lub sprzedaż i marketing. Proces reprezentuje po prostu sposób, w jaki dana osoba wykonuje określone zadanie. Na przykład w przypadku rozrachunków z dostawcami — co jest czynnością funkcjonalną w obszarze funkcjonalnym — proces funkcjonalny może polegać na dopasowaniu faktur od dostawców do odbierania biletów, a następnie zamówień zakupu. Dopiero po zakończeniu procesu kierownik księgowości autoryzuje płatność należną dostawcy. W zasadzie firma nie ma końca ilości procesów w działalności biznesowej, a każdy dział jest uzależniony od określonej ilości, aby właściwie wykonać usługi, czynności i zadania, które przynoszą zyski.
Firmy zazwyczaj dokonują przeglądu każdej czynności w pewnym momencie, aby upewnić się, że proces funkcjonalny służy firmie w najlepszy możliwy sposób. Przeglądy te mogą skutkować zmianami w procesie, które zarówno go usprawniają, jak i sposób, w jaki firma prowadzi działalność. Żaden proces nie jest zazwyczaj wstrzymywany z procesu przeglądu. Dodanie nowej firmy, menedżera lub właściciela może uruchomić ten proces weryfikacji. W niektórych przypadkach firma może dążyć do ograniczenia procesów w celu usprawnienia działalności funkcjonalnej i działu. Ta zmiana może również doprowadzić do zwiększenia rentowności firmy, ponieważ zmniejsza koszty.
W niektórych przypadkach możliwe jest rozdzielenie procesu funkcjonalnego na dwie odrębne części: funkcjonalną lub procesową. Tworzenie biznesu opartego na koncepcjach funkcjonalnych często szuka rozwiązań opartych na kompetencjach lub efektywnych działaniach oraz tych łatwych do zmierzenia i zrozumienia. Minusem funkcjonalnego miejsca pracy może być brak bezpośredniego zarządzania w pewnych obszarach, trudności w zmianie procesu oraz niemożność dokonania optymalnych wyborów. Firma musi zdecydować, czy proces funkcjonalny jest najlepszy dla jej działania. Nie ma jednej czynności, która będzie działać z pełną wydajnością przez 100 procent czasu.
Środowisko biznesowe oparte na procesach koncentruje się na myśleniu zewnętrznym, ograniczonych interakcjach między działami i odpowiedzialności od początku do końca. W większości przypadków to środowisko biznesowe tworzy wysoce podzielone miejsce pracy. Chociaż proces ten nie jest całkowicie zły, może skutkować rozdrobnieniem działów, złożonymi procesami, mniejszą liczbą kontroli i sald lub utratą ekonomii skali. Firmy muszą dość ciężko pracować, aby przezwyciężyć tę ekstremalną segmentację. Niezastosowanie się do tego może spowodować mniejszą komunikację w miejscu pracy.