Transkrypcja biznesowa to dokument, który zapewnia stały zapis tego, co wydarzyło się podczas pewnego rodzaju spotkania biznesowego. Wiele firm wymaga tego typu transkrypcji do szerokiej gamy spotkań, w tym spotkań dotyczących relacji inwestorskich lub zysków, lub jako zapisu wydarzeń podczas posiedzeń zarządu lub dyrektorów. Tym, co oddziela transkrypcję biznesową od innych form trwałych zapisów, jest to, że szczegóły mają zwykle postać dosłownej recytacji tego, co zostało powiedziane na spotkaniu, w przeciwieństwie do prowadzenia protokołów, które kondensują i zasadniczo podsumowują wydarzenia.
Zastosowanie transkrypcji biznesowej znajdujemy w przypadku spotkań odbywających się w różnych środowiskach. Obejmują one spotkania twarzą w twarz w fizycznych lokalizacjach, a także spotkania odbywające się za pomocą telekonferencji, a nawet konferencji internetowej. W minionych dziesięcioleciach transkrypcjoniści, którzy zostali przeszkoleni w używaniu stenografii, często przygotowywali pisemną kopię wydarzeń, które miały miejsce podczas spotkania, a następnie używali notatek stenograficznych do późniejszego przygotowania pełnej transkrypcji. Ostatnio podejście wymaga nagrania dźwiękowego zdarzenia, a następnie wykorzystania tego nagrania do przygotowania wpisanej transkrypcji biznesowej.
Oprócz korzystania z transkrypcji biznesowej w przypadku ważnych spotkań, mogą być również pomocne w tworzeniu szczegółowych stałych zapisów dla innych wydarzeń. Na przykład krajowy lub regionalny kierownik sprzedaży może zamówić transkrypcję na cotygodniowe lub comiesięczne konferencje prowadzone z innymi pracownikami sprzedaży w organizacji. W podobny sposób przygotowanie transakcji biznesowej na spotkania organizowane przez członków komitetu projektowego może również pomóc w stworzeniu trwałego zapisu tego, co zostało omówione na spotkaniu iw jakim kontekście.
Podczas gdy wiele firm zarządza procesem transkrypcji biznesowej wewnętrznie, możliwe jest również skorzystanie z niezależnych usług transkrypcyjnych w celu zarządzania procesem. Wiele firm telekomunikacyjnych, które dostarczają produkty do obsługi konferencji audio i internetowych, również oferuje ten rodzaj usług. Pisemny dokument jest przygotowywany z nagrania audio spotkania, a następnie przekazywany do kluczowego kontaktu w organizacji klienta. Większość dostawców prześle transkrypcję na jeden z kilku różnych sposobów, w zależności od potrzeb klienta. Zgłoszenie może mieć formę dokumentu elektronicznego dołączonego do wiadomości e-mail, dokumentu umieszczonego w bezpiecznej witrynie do pobrania przez osoby posiadające odpowiednią autoryzację, a nawet przygotowania i przekazania płyty CD-R zawierającej plik elektroniczny.
Nie można przecenić znaczenia transkrypcji biznesowej. Ponieważ transkrypcja będzie zawierała pełne informacje o tym, kto co powiedział na spotkaniu, szczegóły te często mogą być bardzo pomocne w ustaleniu kontekstu składanych wypowiedzi. Może to być szczególnie ważne przy korzystaniu z transkrypcji w celu rozstrzygnięcia kwestii, które mają wpływ na funkcjonowanie firmy, w tym wszelkich kwestii prawnych, które mogą pojawić się w pewnym momencie po odbyciu spotkania.