Fakturowanie elektroniczne odnosi się do praktyki wysyłania faktury pocztą elektroniczną, zamiast wysyłania faktury papierowej lub rachunku pocztą. Firmy często zapewniają swoim klientom możliwość otrzymywania faktury lub rachunku drogą elektroniczną lub zwykłą pocztą. Fakturowanie elektroniczne ma swoje zalety i wady zarówno firmom korzystającym z tej metody rozliczeń, jak i ich klientom.
Jedną z głównych korzyści wynikających z korzystania z fakturowania elektronicznego jest oszczędność kosztów. Oszczędza to firmie, która wysyła faktury, papier i atrament do tworzenia faktur i kopert oraz opłaty pocztowej do ich wysłania. Fakturowanie elektroniczne zazwyczaj wykorzystuje oprogramowanie do fakturowania, które wysyła faktury zgodnie z harmonogramem, co pozwala również zaoszczędzić czas pracowników. Gdy firma tnie koszty, korzystając z faktur elektronicznych, może przenieść część tych oszczędności na swoich klientów w ramach wyceny produktów lub usług firmy.
Otrzymywanie faktury elektronicznej jest również znacznie wygodniejsze dla klientów do zapłaty. Niektóre firmy umieszczają link bezpośrednio na fakturze elektronicznej, który pozwala klientowi zapłacić bezpośrednio z wiadomości e-mail. Inne firmy mają umowy z bankami, które oferują swoim klientom bankowym obsługę opłacania rachunków. Faktura elektroniczna trafia jako przypomnienie na konto bankowe klienta, a następnie klient może zaplanować płatność poprzez opłacenie rachunku online w swoim banku.
Faktury elektroniczne i płatności elektroniczne oszczędzają czas i pieniądze klienta. Jest to szybsze i tańsze niż wypisanie czeku i opłacenie opłaty pocztowej. Zmniejsza również marnotrawstwo papieru i bałagan w domu, ponieważ wyciągi są zwykle przechowywane online przez firmę.
Dla biznesu korzystającego z faktur elektronicznych oznacza to również, że otrzymują płatność znacznie szybciej. Zazwyczaj, gdy wysyłana jest faktura elektroniczna, a klient dokonuje płatności drogą elektroniczną, zapewnia to natychmiastowe otrzymanie pieniędzy do firmy.
Chociaż fakturowanie elektroniczne ma wiele zalet dla firm i klientów, ma też pewne wady. Niektórzy klienci mają problemy z otrzymaniem faktur elektronicznych z powodu filtrów spamu dostawców usług internetowych (ISP). Jeśli klient nie otrzyma faktury elektronicznej, może zapomnieć o zapłaceniu rachunku, co może wprowadzić w życie opłaty i prowizje za zwłokę.
Bezpieczeństwo to kolejna kwestia, której klienci mogą się obawiać korzystając z fakturowania elektronicznego. Dopóki firma korzysta z bezpiecznego serwera do wysyłania faktur i odbierania płatności elektronicznych, można bezpiecznie odbierać faktury i dokonywać płatności online.