Większość firm musi radzić sobie z przepływami pieniężnymi, a w celu śledzenia rozliczeń i strumieni dochodów można korzystać z faktur. Faktura to rachunek wyszczególniający świadczone usługi lub zakupione produkty oraz ich całkowity koszt. Mogą one pochodzić od zewnętrznych dostawców dla firmy lub mogą być wydawane przez firmę innym firmom lub klientom. Książka faktur to sposób na uporządkowanie i przechowywanie wszystkich tych faktur. Istnieje wiele powodów, dla których firma może przechowywać faktury, w tym do celów podatkowych, analizy przepływów pieniężnych i prowadzenia dokumentacji.
Prowadzenie księgi faktur ma wiele zalet. W Stanach Zjednoczonych i niektórych innych regionach niektóre firmy mogą być w stanie odliczyć wiele swoich zakupów w ciągu roku podczas rozliczania podatków. Kiedy to nastąpi, istnieje szansa, że firmy będą musiały udowodnić, że te zakupy zostały dokonane i że zapłacono określoną kwotę. Innym dobrym momentem na uporządkowanie zapisów faktur w księdze faktur jest analiza przepływu środków pieniężnych. Większość firm będzie badać przepływy pieniężne raz na kwartał, a faktury mogą wskazywać, skąd idą pieniądze.
Prowadzenie ewidencji ogólnej jest najczęstszym powodem prowadzenia księgi faktur. Czasami może zajść potrzeba pokazania sprzedawcy, co zostało zapłacone, lub pokazania klientowi, co nie zostało zapłacone. Książki te mogą być zorganizowane w dowolny sposób odpowiadający potrzebom firmy. Gdy zajdzie taka potrzeba, posiadanie faktur w dogodnym miejscu może pomóc uniknąć nieporozumień lub sporów.
Wiele firm korzysta z oprogramowania do faktur elektronicznych. Może to działać na wiele sposobów i ponownie pozwala firmie organizować i przechowywać faktury w sposób, który im odpowiada. Prowadzenie ewidencji w formie elektronicznej może zaoszczędzić czas i miejsce, a zazwyczaj dostępnych jest wiele rodzajów oprogramowania w wielu przedziałach cenowych.
Jeszcze inne firmy korzystają zarówno z faktur papierowych, jak i elektronicznych. Książka faktur może zawierać papier, zwany również fakturami fizycznymi. Książki elektroniczne mogą mieć zeskanowane kopie tych faktur lub po prostu dane z nich wprowadzone i zorganizowane w celu szybkiego wyszukiwania. Obie korzyści są korzystne, ale firma decyduje się na przechowywanie swoich faktur, całkowicie odpowiada jej potrzebom.
Niektóre firmy mogą codziennie korzystać z wielu faktur. Często te faktury są mniejsze, a w księdze faktur można umieścić ich więcej. Generalnie zaleca się, aby firma przechowywała faktury przez okres od trzech do siedmiu lat. Może to stworzyć kilka stosów książek, które mogą być przechowywane w całkowicie oddzielnym pomieszczeniu lub budynku.