Specyfikacja stanowiska pracy pozwala pracodawcy nakreślić najlepszego kandydata na stanowisko bez opisywania konkretnej osoby. Osiąga się to poprzez przekazanie pożądanych cech wykwalifikowanego kandydata, takich jak wymagane umiejętności i wykształcenie. Im bardziej złożona pozycja, tym dłuższa może być specyfikacja. Rozwijając te narzędzia dla dostępnych stanowisk, pracodawcy mogą zaoszczędzić czas swój i potencjalnych kandydatów.
Niektórzy ludzie popełniają błąd, wierząc, że opis stanowiska i specyfikacja stanowiska są takie same. Ważne jest, aby zrozumieć, że nie tylko się różnią, ale mają służyć różnym celom. Opis stanowiska jest opracowywany w celu określenia zadań i obowiązków, które powinna wykonywać osoba na określonym stanowisku. Specyfikacja stanowiska ma na celu określenie rodzaju osoby, która ma kwalifikacje, aby być na tym stanowisku.
Istnieje kilka kategorii informacji, które są uważane za standardowe w specyfikacji pracy. Kategorie są często wyświetlane dużą czcionką lub pogrubioną czcionką. Poniżej wymieniono szczegółowe wymagania, zazwyczaj z punktorami. Wszystkie specyfikacje pracy mogą nie być ułożone w tej samej kolejności lub formacie.
Wymagania edukacyjne są jednym z najczęstszych elementów specyfikacji. Ta sekcja ogólnie przedstawia wymagany poziom wykształcenia, taki jak stopień naukowy lub magisterski, oraz dopuszczalne kierunki, takie jak dziennikarstwo lub inżynieria chemiczna. Jeśli wymagane są specjalne licencje i certyfikaty, zwykle są one również zawarte w tej sekcji.
Sekcja poświęcona doświadczeniu zwykle wymaga, aby dana osoba miała historię pracy w określonej dziedzinie przez określony czas. Może również określać konkretne zadania, które dana osoba powinna była zaangażować, takie jak bezpośredni nadzór nad pracownikami lub trzyletnie obchodzenie się z materiałami niebezpiecznymi. Umiejętności, wiedza i zdolności to trzy sekcje, które można łączyć lub wymieniać osobno. Te sekcje informują, co wnioskodawca powinien wiedzieć i co powinien umieć zrobić.
Pracodawcy często są zasypywani aplikacjami, gdy mają wolne stanowiska. Rozmowa kwalifikacyjna może być długotrwałym procesem. Specyfikacja stanowiska pracy może być narzędziem, które drastycznie zmniejsza ilość czasu, jaki pracodawca traci na przeglądanie aplikacji i przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych z niewykwalifikowanymi osobami. Ponieważ wiele osób nie zdecyduje się na ubieganie się o pracę, o której wiedzą, że ma niewielkie szanse na uzyskanie, posiadanie specyfikacji pracy może również pomóc poszczególnym osobom. Mogą go użyć do porównania tego, co mają do zaoferowania, z tym, o co proszą.