Kiedy firmy i organizacje często zatrudniają pracowników, tworzą zestawienie idealnego typu osoby, która najlepiej sprawdzi się na danym stanowisku. W tym podsumowaniu znajduje się lista niezbędnych umiejętności potrzebnych do efektywnego wypełniania obowiązków, z których składa się praca. Większość firm odnosi się do tego typu podsumowań jako do opisu osoby. Stworzenie szczegółowej specyfikacji osób przynosi korzyści pracodawcom, ale ma też wady. Istnieją pewne wytyczne, których należy przestrzegać, aby stworzyć skuteczną specyfikację osoby.
W specyfikacji osoby znajduje się szczegółowa lista, która zwykle obejmuje wszystkie wymagane umiejętności, wykształcenie i doświadczenie, które dana osoba musi posiadać, aby skutecznie wykonywać stanowisko pracy. Większość specyfikacji zawiera tytuł stanowiska pracy oraz poziom, na którym mieści się ono w firmie. Podana jest również lokalizacja pracy i pracownik wyższego szczebla, któremu będzie podlegać nowy pracownik. Ponieważ wszystkie stanowiska pracy są tworzone z myślą o celu, wymienione są cele, które pracownik musi osiągnąć, a także obowiązki do wykonania.
Chociaż specyfikacja osoby różni się od opisu stanowiska, nadal jest bardzo korzystna dla pracodawców. Specyfikacje osób nie są postrzegane przez kandydatów, a jedynie przez zatrudnianie personelu, co odróżnia je od opisów stanowisk. Po utworzeniu tego typu specyfikacji pracodawca jest w stanie łatwo określić, którzy kandydaci mają potencjał, aby najlepiej zapełnić dane stanowisko, a także tych, którzy nie są idealni. Dzięki temu firma może zakończyć procesy rekrutacyjne w najbardziej efektywny czasowo sposób.
Chociaż specyfikacja osoby może znacznie uprościć proces zatrudniania w firmie, nadal ma swoje wady. Jeśli nie zostanie stworzona skutecznie, tego typu specyfikacja może z wielu powodów pociągać za sobą konsekwencje prawne. Terminologia wymieniona w specyfikacji osób nigdy nie może ujawnić uprzedzeń, które nie mają zastosowania do stanowiska pracy. Może to spowodować, że specyfikacje zostaną uznane za dyskryminujące.
Za każdym razem, gdy pracodawca tworzy specyfikacje dotyczące stanowisk pracy, powinien przestrzegać kilku wytycznych. Pracodawca nigdy nie powinien zawierać żadnych wymagań ani specyfikacji, które nie mają zastosowania do obsadzanego stanowiska. Żadne kryterium, które można ocenić bezstronnie lub neutralnie, również nie powinno być nigdy uwzględniane. Aby zatrudnić najbardziej odpowiednią osobę, należy unikać zawyżania obowiązków i wymagań związanych z pracą. Pracodawca powinien również podać powody, dla których każdy wymóg jest uwzględniony. Specyfikacja osoby powinna być również okresowo aktualizowana i przeglądana w celu zapewnienia jej aktualności.