Kiedy koszty firmy angażującej się w działalność przewyższają generowane przez nią przychody, następuje strata operacyjna. Uproszczonym sposobem ustalenia, czy istnieje strata operacyjna, jest obliczenie wydatków firmy za dany okres i odjęcie tej kwoty od całkowitej kwoty, którą firma zarobiła w tym samym okresie. Jeśli wynikowa liczba jest ujemna, firma poniosła stratę operacyjną. Chociaż taka sytuacja nie jest trwała, nie zawsze oznacza to natychmiastową zgubę dla firmy.
Celem prowadzenia działalności gospodarczej jest generalnie uzyskanie zysków. Aby osiągnąć ten cel, firma musi być w stanie pokryć koszty prowadzenia działalności, takie jak płacenie za surowce, dystrybucję i robociznę. Po opłaceniu wszystkich wydatków, jeśli nadal pozostają pieniądze, są to zyski. W niektórych przypadkach jednak firma nie jest w stanie odpowiednio pokryć swoich wydatków, co oznacza, że koszty prowadzenia firmy przewyższają kwotę, którą zarobił. Taka sytuacja nazywana jest stratą operacyjną.
Dla firmy utrzymanie się na rynku może wydawać się niemożliwe, jeśli poniesie stratę operacyjną. Istnieje kilka powodów, dla których jest to często możliwe. Po pierwsze, kredyt może być wykorzystany do zrekompensowania deficytu firmy. Firma może nie mieć gotówki na opłacenie rachunków, więc może przenosić wydatki na karty kredytowe, tak jak robią to osoby fizyczne. W wielu przypadkach firmy mogą również naliczać dług, którego nie trzeba natychmiast spłacać.
Innym powodem, dla którego strata operacyjna niekoniecznie oznacza natychmiastową zagładę, jest to, że księgowość jest zwykle prowadzona dla określonych okresów. Na przykład firma może dokonywać przeglądu swoich finansów co kwartał lub co dwa lata. W ciągu danego kwartału firma mogła ponieść stratę operacyjną, ale może działać z zyskiem przez 10 lat. Oznacza to, że choć w danym okresie wystąpiła strata, firma powinna nadal dysponować odpowiednimi środkami finansowymi.
W niektórych przypadkach strata operacyjna może być korzystna. Jeśli firma osiągała znaczne zyski przez większą część roku, jedna czwarta straty może pomóc zrekompensować część jej zobowiązań podatkowych. Jednak na dłuższą metę tego rodzaju strata nie może trwać. W pewnym momencie, jeśli firma nie osiągnie zysków lub przynajmniej osiągnie próg rentowności, nie będzie w stanie utrzymać swojej działalności.